MINDSPIRE BLOG
Kövesse a MINDSPIRE közösségi oldalait!
Áttekintés
Majdnem száz éve alakult meg az első projektiroda(i) és most az új technológiák és trendek megjelenésével egyre többen vetítik előre a PMO-korszak végét. Bár azzal egyetértek, hogy a feladatok nem lehetnek ugyanazok, mint 100 évvel ezelőtt voltak, de messze vagyunk még attól, hogy búcsút intsünk a klasszikus projektirodáknak. Miért is gondolom így?
A projektirodák jövőjét befolyásoló főbb trendek
Számos előrejelzés és tanulmány található a projektmenedzsment jövőjéről, illetve az azt befolyásoló fő tényezőkről. Néhány cikk elolvasása után látható lesz, hogy a leggyakrabban említett témakörök a töretlen népszerűségű agilis és hibrid módszertanok, a mesterséges intelligencia és a gépi tanulás előretörése. A legújabb, amelyet a CVOID-19 gyorsított fel, a távmunka és a felhőalapú technológiák elterjedése.
Agilis és hibrid módszertanok a projektmenedzsmentben
Ha informatikai fejlesztési projektekről beszélünk, nem kerülhetjük meg, hogy megvitassuk azokat az agilis megközelítésmódokat, amelyek jelentősége folyamatosan nőtt az elmúlt években. A PMI adatai szerint még a leghagyományosabb vállalatoknak is 16%-a alkalmaz agilis módszertanokat, 19%-a pedig hibrid megoldást választ az agilis és a vízesés modell között. (ii)
Mocsáry Ágnes
Tanácsadó, projektmenedzser és PMO vezető
Ágnes több mint 5 éves banki tanácsadói tapasztalattal rendelkezik, amely során PMO vezetési és projektmenedzsment módszertani szakértőként dolgozott.
Szakterületei a pénzintézeti fúziók illetve az ehhez kapcsolódó szolgáltatások, mint például az integráció menedzsmentje, a migrációs egyeztetések és a projektkoordinációval és -irányítással kapcsolatos tanácsadás.
Korábbi kiváló teljesítményéért több céges elismerésben részesült: az Év fiatal tehetsége, az Év tanácsadója és Kiváló projektmenedzsere díjakat is megkapta.
Az agilis és vízesés modell kapcsán több szinten folyik vita, amit néhányan a végletekig visznek kizárólag az egyiket vagy a másikat favorizálva, de a hibrid változatok megjelenése azt mutatja, hogy nincs tökéletes megoldás. Sok esetben lehet választani a kettő közül a megkötések és korlátok alapján, máskor pedig a kettő keverékére van szükség.
De hogyan befolyásolja ez a Projektirodát? Az agilis koncepció alapja az, hogy vegyes összetételű csapatokat állítanak össze, így nincs szükség a hagyományos projektmenedzseri szerepkörre, aki a feladatokat delegálja és felügyeli, mivel a csapat tagjai önállóak. A dokumentálást minimális szinten tartják és központosított menedzsment riportok szinte nem is készülnek a sprintek között.
Világosan látható, hogy az agilis módszertan rajongói miért prognosztizálják a PMO végét egy ilyen környezetben – különösen akkor, ha csak egy első szintű projektirodával találkoztak, amely egyetlen feladata a dokumentáció és összetett riport sablonok létrehozása volt: nem látják hasznukat egy agilis szervezetben.
Azonban mindannyian tudjuk, hogy mindig lesznek olyan helyzetek, amikor az agilis módszertan nem használható, és ezeknél a projekteknél a PMO létjogosultsága nem kérdéses.
Mi az a PMO?
A projektiroda (PMO) definíciója a projektmenedzserek Bibliájából, a Projektmenedzsment útmutatóból (Project Management Body of Knowledge) származik: „A projektiroda (PMO) egy olyan szervezeti struktúra, amely szabványosítja a projektekkel kapcsolatos irányítási folyamatokat és megkönnyíti az erőforrások, módszertanok, eszközök és technikák megosztását. A PMO feladatai a projektmenedzsment támogatástól az egy vagy több projekt közvetlen irányításáért való felelősségig terjedhetnek.”
Különböző típusú projektirodák léteznek, a szervezetben betöltött szerepüktől és elhelyezkedésüktől függően. Ezek a jogosultságuk és a hatókörük alapján kategorizálhatók, az egyszeri összetett projektek támogatására és vezetésére összeállított ideiglenes PMO-któl kezdve a vállalatokon belüli egyes részlegekig, amelyek a projektek kiválósági központjaként működnek.
Rendben, de mi a helyzet a tisztán agilis vagy hibrid projektekkel? Számukra hasznos lehet egy projektiroda? Talán nem a hagyományos módon, de az érett szervezetekben a PMO továbbra is egy kiválósági központ lesz, amely támogatja az agilis átalakulásokat, képezi a munkatársakat, illetve biztosítja, hogy a projektportfólió igazodjon a stratégiai szerepekhez. A legtöbb szervezetben a projekt osztály kénytelen lesz erősebben stratégiai szemléletűvé válni a helyes módszertanok biztosítása érdekében, mivel a támogatás és a dokumentálás kevésbé szükséges egy tiszta, agilis projekt esetén. A hibrid megoldások gyors terjedésével a vállalati projektirodáknak egy másik fontos szerepe is lesz.
A vegyes projektek alapelve az, hogy mindkét módszertan leghasznosabb elemeit veszik át. A jó hibrid modellre nincs ökölszabály, mivel mindkét megközelítés előnyeit veszi át egy olyan új eljárást teremtve, amely a legjobban illeszkedik a szervezethez és az adott célhoz. De hogyan lehet létrehozni ilyen új modelleket csak agilis szakértőkkel, akik nem feltétlenül ismerik az összetett vízesés módszertant, vagy fordítva, csak a hagyományos modellt ismerő projektmenedzserekkel? Természetesen így nem lehetséges, mivel olyan tapasztalt szakértőkre lesz szükség ehhez, akik látták már mindkét típusú projektet, és képesek egy iteratívabb vízesés vagy egy megalapozottabb agilis módszertant kialakítani.
Ki lehet erre a feladatra ennél felkészültebb, mint a PMO, akinek széleskörű ismeretei vannak a módszertanról és nagy valószínűséggel tapasztalata is van mindkét munkamódszert illetően?
Az AI és a ML technológiák fejlődése
A másik meghatározó tendencia a körülöttünk lévő technológiák gyors változása. A leggyakoribb hívószavak a mesterséges intelligencia (AI) és a gépi tanulás (ML), amikor az életünket átformáló és a PMO-k klasszikus szerepét lassan betöltő változásokról beszélünk.
A projektmenedzserek és PMO-k feladata volt a projekt háromszögének (ütemezés, költség és terjedelem) kezelése és a tervezéssel, nyomon követéssel és ellenőrzéssel a sikeres projektek biztosítása érdekében. Az elmúlt 50-70 évben az volt a feltételezés, hogy a projektmenedzserek a legképzettebbek ennek a három tevékenységnek az irányításához, de meg lehet-e tartani ezt a szerepkört egy olyan világban, ahol a gépek okosabbak, mint mi? Őszintén szólva, papíron a gépek jobban teljesítenek, megmutatom, hogy miért.
Alapesteben a projekttervezés a projektmenedzserek és szakértők tapasztalataira épülő információk összegyűjtésével, az iparági átlagok ellenőrzésével és a szállítói javaslatokkal való kalkulálással történik. Mivel az IOT korát éljük, amikor a gépek emberi interakció nélkül is megoszthatják az adatokat, könnyen belátható, hogy ki tud majd jobb becslést adni: egy széleskörű, de azért korlátozott ismeretekkel rendelkező projektmenedzser, vagy egy szó szerint korlátlan internetes adatokkal rendelkező gép, amely sokkal szélesebb merítésből és sokkal gyorsabban képes átlagokat számítani.
A nyomon követést is végrehajthatja a mesterséges intelligencia, függetlenül attól, hogy IT vagy nem informatikai projektekről beszélünk. A szoftverfejlesztésben az automatizált tesztelés korszakát éljük, minimális vagy zéró emberi beavatkozással, és ettől egy monitoring megoldás bevezetése az előrehaladás nyomon követése érdekében már csak egy apró lépés. Számtalan olyan technológia létezik már, amelyek lehetővé teszik bármely nem informatikai projekt nyomon követését. Vannak már olyan cégek, amelyek LIDAR technológiás nyomon követést kínálnak építkezésekre (iii). Ez csak egy, a mindennapi életben már alkalmazott technológiai előrelépés, amely a projektek megvalósításának ellenőrzésére és felügyeletére használható, nem beszélve a drónokról, az intelligens képfeldolgozással és hangfelismeréssel rendelkező kamerákról.
Tehát függetlenül attól, hogy egy IT vagy nem informatikai projektről van szó, a gépek jobban meg tudják tervezni és felügyelni azt, mint az emberek, számukra az egyetlen akadályt a költségek jelentik, amelyek jelenleg a mérleg nyelvét az emberi erőforrások felé billentik. Most hadd játsszam az ördög ügyvédjét, kijelentve: bármennyivel is jobbak a gépek a számításokban, az előrejelzésekben és így tovább, soha nem fogják helyettesíteni a jó projektmenedzsereket és PMO-kat. Hogy miért? Mert ezek a technikák csak a komplex folyamatok egy részét fedik le, és a teljes automatizálás megvalósítása még nincs kilátásban. Még hosszú ideig emberekre lesz szükség a gépek és programok létrehozásához és üzemeltetéséhez, illetve ezekhez mindenképpen más készségekre lesz szükség, mint a szállítószalagok esetében száz évvel ezelőtt, az emberi tényezőt nem lehet kivenni az egyenletből.
Az egyik kedvenc anekdotám ezzel kapcsolatban a legutóbbi projektemen történt: egy komplex banki integrációt végeztünk (erről bővebben itt olvashat), ahol a projekt befejezési dátumát kőbe volt vésve, így a késedelem minden jele aggasztó volt. Én voltam a PMO vezetője, a projektmenedzsment tapasztalatok csapaton belüli képviseletéért voltam felelős, ezért mindig úgy éreztem, hogy valahogy az én feladatom aggódni az előre nem látható dolgok miatt, illetve megpróbálni kiemelni a kockázatokat az informatikai igazgató és a leszállításért felelős projektmenedzser számára. Ezek kapcsán emlékszem a heves vitáinkra a feladatkör csökkentésének szükségességéről, mígnem egyszer a CIO a következőket mondta nekem: „Ági, ne mutogasd a statisztikáidat az erőforrások kihasználtságáról és elérhetőségéről, nem akarom látni őket. Csak azt bizonyítod be nekem, hogy nem lehet megvalósítani azt amit elterveztünk. De tudom, hogy ez lehetséges, és nem érdekel, mit mondanak a számok.”
El lehet képzelni erre a reakciómat, de végül kinek lett igaza? Természetesen neki, hiszen a projekt mindent időben, kiváló minőségben szállított le. Pár hete újra találkoztunk, és megkérdeztem tőle, emlékszik-e erre, illetve mi a véleménye a dologról utólag. Azt mondta, amit bármelyik nagyszerű menedzser mondana, hogy ő mindig is azt gondolta, hogy egyetlen és fő feladata az, hogy elhitesse a munkatársakkal, hogy képesek a projektet megvalósítani a terveknek megfelelően.
Ekkor jöttem rá, hogy a projektmenedzsereknek és a PMO-knak mit kell tenniük a jövőben, hogy versenyezzenek a gépekkel: a projektek emberi vonatkozásaira kell összpontosítaniuk.
Mivel az emberi kapacitást nem lehet teljesen pontosan megjósolni, és az embereket arra lehet ösztönözni, hogy olyan dolgokat hajtsanak végre, amelyekről soha nem hitték el, hogy megvalósíthatók. Ahogy a gépek átveszik az ismétlődő feladatokat, a PMO-nak át kell helyeznie a fókuszt arra, hogy vezetők legyenek adminisztrátorok helyett, a fogaskerekek a gépezetben arra késztetve az embereket, hogy többet érjenek el.
A munkavégzés új korszaka
Mostanára már mindannyian hallottuk a viccet: „Ki vezette a digitalizációt az Ön cégénél? A) Vezérigazgató; B) Informatikai igazgató; C) Covid-19”. Őszintén szólva ez a vicc azért sikeres, mert annyira igaz. Az elmúlt év során az otthoni munkavégzést széles körben bevezették és senki sem tudja, hogy valaha is visszatérünk -e a „normális” állapotba, magunk mögött hagyva a távmunkát. Erre a kérdésre még várjuk a választ, de véleményem szerint a céges irodában 9-től 5-ig történő munkavégzés időszaka hivatalosan is véget ért. A távoli munkavégzés előnyös a vállalatok és az alkalmazottak számára is, ezért úgy gondolom, hogy valamilyen vegyes megoldás marad velünk: pár nap munkavégzés otthonról és pár nap az irodából.
De miért fontos ez a számunkra? A távoli munkavégzés mellett egy másik tendencia is felgyorsult: a felhő alkalmazása. A felhőalapú számítástechnika térnyerése pedig fontos szerepet játszott abban, hogy megjelent és elterjedt egy olyan dolog, amit kritikus tényezőnek tartok a projektirodák jövőjének alakításában: a polgári fejlesztők (citizen developer). A másik két tényező, amiket korábban említettem (az agilis módszertanok és a gépi intelligencia elterjedése) bár csak mostanában nyernek teret, de már évtizedek óta jelen vannak. Ez azonban egy új és izgalmas jelenség, amiről határozottan azt gondolom, hogy a PMO-k a jövőbeni sikeres létének alapját jelentik.
Az első alacsony kódú platformot hét évvel ezelőtt, 2014-ben (iv) vezették be – és azóta az alacsony kódú és kód nélküli platformok, illetve ezek használata olyan ütemben terjedt el, amit még nem láttunk. A Gartner legtöbbet említett előrejelzése szerint „2024-re az összes új üzleti alkalmazás legalább 65%-át nagy termelékenységű eszközkészletekkel hozzák majd létre, például alacsony kódú és kód nélküli alkalmazásfejlesztő platformokkal. [..] 2023-ra a nagyvállalatok aktív polgári fejlesztőinek a száma legalább négyszerese lesz a professzionális fejlesztőknek.” Természetesen a polgári fejlesztők nem veszik át az IT szerepét, de fontos tényezői lesznek annak, hogy egy vállalat innovatív és gyorsan reagáló maradjon a folyamatosan változó világunkra.
Mi az polgári fejlesztő?
A polgári fejlesztő egy olyan személy, aki kódolási ismeretek nélkül is képes alkalmazásokat létrehozni kód nélküli vagy alacsony kódú platformok segítségével. Minden polgári fejlesztő üzleti technológiai felhasználó, de nem minden üzleti technológiai felhasználó állampolgári fejlesztő.
Rendben, szeretjük a polgári fejlesztőket, de hogyan jelzi ez a PMO életképességét? Mivel a technológia ilyen gyorsan terjed és fejlődik, a vállalkozások számára a fő kihívást a világos módszertan és a megfelelő irányítás hiánya jelenti. Bárcsak lenne valaki a szervezeten belül, aki szakértő ebben a két dologban … Látható, hogy hová vezet ez? A polgári fejlesztők kultúrájának ösztönzéséhez hasonló dolgokra lesz szükség, mint egy projekt esetén, csak sokkal nagyobb léptékben. Szükségük lesz megfelelő platformokra amelyeken dolgozhatnak és környezetre a teszteléshez. Illetve ahhoz, hogy a vállalat profitáljon belőle, folyamatokat kell kidolgozni és fenntartani az új tevékenységek és gyakorlatok létrehozásának szabályairól, a tudás megosztásáról, valamint bizonyos alkalmazások vállalati szintű használatáról. Az IT elősegítheti ezeket, de véleményem szerint a PMO az a szervezeti egység, amely alkalmasabb ezekre a feladatokra. Úgy tűnik, hogy a PMI már dolgozik a polgári fejlesztések ösztönzésének és végrehajtásának keretrendszerén. Véleményem szerint a képesített projektmenedzserek széleskörű hálózatával nagy esélyük van arra, hogy megfelelő módszertani alapot építsenek ehhez az új gondolkodásmódhoz, mivel rendelkeznek szakértelemmel és hálózattal is a végrehajtást segítő szabványok elterjesztésére.
Nem csak a változást segíti elő, hanem nagy esélyt látok arra is, hogy sok vállalatnál a PMO tagjai lesznek az első polgári fejlesztők. Miután sokféle projektmenedzsment eszköz létezik, de egyik sem tökéletes, miért ne fejlesztenénk ki a saját eszközeinket a jövőben? Polgári fejlesztőnek lenni azt jelenti, hogy problémákat oldunk meg, és ezt teszi a projektiroda száz éve, illetve továbbra is így fogja tenni, csak az eszközeik fognak megváltozni.
Végső következtetések
A múltban a PMO volt az egyik legfőbb oka a sikeres projektek megvalósításának, különösen akkor, ha jól csinálták. Azonban abban a gyorsan változó világban, amelyben élünk, sokan megkérdőjelezik egy a száz évvel ezelőtt született koncepció hasznosságát. Láthatjuk, hogy részben igazuk is van: az agilis módszertanok és az automatizálás elterjedése sok klasszikus projektmenedzseri feladatot átvesz. De mélyebben meg kell vizsgálni a témát ahhoz, hogy lássuk, még mindig van elegendő tér a projektirodák fejlődéséhez, függetlenül attól, hogy hibrid projekteket hajtunk végre, vagy ott nyújtunk értéket, ahol a gépek nem képesek: az emberi tényezőkre összpontosítva. Illetve ne felejtsünk el egy kevésbé ismert, hihetetlen ütemben terjedő tényezőt, amely néhány éven belül megváltoztatja a digitális világot: a polgári fejlesztők megjelenését. A Covid-19 felgyorsította a munkavégzés változását, a távmunka általánossá vált, valamint egyre több vállalat tér át a felhőalapú megoldásokra. Ezek a gyors változások új akadályokat teremtettek, amelyeket a PMO-k és projektmenedzserek legyőzhetnek, akik egyre inkább felvállalják a polgári fejlesztők szerepét, illetve elősegítik annak terjedését a vállalatokon belül.
Hivatkozások
i https://www.pmi.org/learning/library/pmo-evolution-9645
ii Pulse of the Profession® 2021 Europe – https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse
iii https://www.constructconnect.com/blog/construction-robotics
iv https://kissflow.com/low-code/history-of-low-code-development-platforms/
v https://www.projectmanagement.com/blog-post/67161/What-Is-a-Citizen-Developer-
Ismerje meg a MINDSPIRE kapcsolódó szolgáltatásait:
Projektmenedzsment
szolgáltatások
Projektiroda
szolgáltatások
Kérdése vagy megjegyzése van a bejegyzéssel kapcsolatban?
Küldje el üzenetét és munkatársaink felveszik Önnel a kapcsolatot!
Legújabb Projektiroda referenciáink
Többet szeretne tudni Banki projektiroda szolgáltatásainkról?
További információkért kattintson ide:
Legújabb banki és biztosítói projektmenedzsment referenciáink
Többet szeretne tudni projektmenedzsment szolgáltatásainkról?
További információkért kattintson ide: