MINDSPIRE OMEGA
Cutover Tool
Cégünk saját fejlesztésű élesítési folyamatot és release menedzsmentet támogató eszköze hatékonyan kezeli a komplex projektek átállási időszakának munkafolyamatait, valamint kielégíti a projektszponzorok információigényét.
Ilyen összetettebb tevékenységek lehetnek például bankok, biztosítók és egyéb nagyvállalatok összeolvadása és egyesülése, szolgáltatásportfólió felvásárlása, IT rendszerek cseréje, szoftver verzióváltás, IT release menedzsment tevékenységek, vagy adatmigrációs projektek.
A MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool bemutatása
Az OMEGA Cutover Tool a MINDSPIRE Consulting saját fejlesztésű éles üzembe állást és release menedzsmentet támogató alkalmazása, amely webes felületen keresztül érhető el a regisztrált felhasználók számára. Az átállás munkafolyamatait támogató eszköz közös platformot biztosít a feladatok végrehajtásáért felelős személyek és az élesítéssel együtt járó feladatokat koordináló projektmenedzsment részére. Az átállást támogató célszoftver minden résztvevő számára egyszerűen használható, átlátható és biztonságos.
Az átállási feladatok támogatása a MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool eszköz használatával
A MINDSPIRE Consulting Banki projektmenedzsment és Banki projektiroda szakértői korábban több nagyszabású integrációs és adatmigrációs projektben vettek részt.
Az átállás alatt egy jelentős létszámú – illetve általában különböző helyszíneken dolgozó tagokból álló – csapatnak rövid határidővel (jellemzően 2-3 hétvégére időzített nap alatt) kell egymással összefüggő feladatokat végrehajtania, meghatározott sorrendben.
Emellett a feladatok státuszáról és a váratlan problémákról is rendszeresen információt kell adniuk az éles üzembe állást koordináló csapat számára.
Dedikált rendszertámogatás hiányában mind a tervezett integrációs és adatmigrációs feladatok végrehajtásának adminisztrálása, mind az átállási folyamat nyomon követése Excel táblázatokban vagy ritkábban Microsoft Project alkalmazásban történik.
Ezekben az esetekben a státuszokra vonatkozó információk beszerzése, karbantartása és riportolása jelentős erőforrásigénnyel jár.
Szakértőink kiterjedt projekttapasztalatai alapján kifejlesztettünk egy professzionális éles üzembe állást támogató megoldást, amelynek a MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool nevet adtuk.
A kifejezetten erre a célra kialakított eszközünk lehetővé teszi az átállási fázisban végrehajtandó összes feladat nyomon követését.
Az OMEGA Cutover Tool segítségével a projekt éles üzembe állási szakaszában résztvevő összes szakértő saját maga végezheti el a hozzá rendelt feladatok státusz, dátum és időpont adatok frissítését, a projektvezetés pedig központilag kísérheti figyelemmel az előrehaladást.
A központi Cutover csapat különböző riportok segítségével hatékonyan tudja ellenőrizni a résztvevők által eszközölt frissítéseket, például az ütemezést befolyásoló változtatások esetén amennyiben szükséges, közbe is avatkozhat.
A MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool használatával a feladatkiosztás és feladatkezelés sokkal hatékonyabbá válik, a projektmenedzsernek és PMO-nak pedig több ideje marad az értékteremtő feladatok elvégzésére és a menedzsment, illetve a felügyeleti szervek számára nélkülözhetetlen riportok és kimutatások készítésére.
Kihívások az átállást támogató eszközök kiválasztása során
Az átállást segítő megoldásnak két fő feladatkört kell hatékonyan támogatnia, az élesítés során végrehajtandó feladatok tervezését, valamint nyomon követését.
Az élesítéssel együtt járó tevékenységek tervezésére és menedzselésére egy olyan alkalmazást érdemes választani, ami kifejezetten az ilyen feladatok támogatására készült célszoftver.
A gyakorlatban azonban sok esetben még mindig a Microsoft Excel vagy esetleg a Microsoft Projekt alkalmazásokat használják, amelyek nem tekinthetők optimális céleszköznek.
Mivel ezek a megoldások nem célszoftverek, ezért minden változást manuálisan át kell vezetni egy összefoglaló (master) Microsoft Excel vagy Microsoft Project feladattervben, majd emellett ezeket a módosításokat e-mailben folyamatosan kommunikálni is kell a feladat végrehajtói felé.
Ezt az összefoglaló átállási tervet több szakértő tartja karban, ami egyrészt jelentős erőforrásigénnyel jár, másrészt számos hibalehetőséget is magában hordoz. Ilyen lehet például, ha egy e-mail nem kerül feldolgozásra, nem értesítik a feladatot végrehajtó kollégát, későn kap információt a projektvezetés a kockázatokról, vagy nem megfelelően történik a feladatok átadása a projektirodán belül.
A Microsoft Excel és Microsoft Project alkalmazásokban az átálláshoz kapcsolódó egyes feladatok aktuális státuszát, várható lefutását általában csak a projektvezetés látja, amelyről rendszeres riportokat készít és oszt meg az érintettekkel. Emiatt nem áll rendelkezésre olyan projektterv, ami minden érintett számára elérhető, illetve mindig a legfrissebb státuszokat tartalmazza.
A fenti problémákra az Excel és Microsoft Project megosztott használata a korábbi Shared Workbooks vagy a jelenlegi Co-authoring segítségével részben megoldást jelenthetnek, azonban ezek korántsem problémamentesek, erős funkcionális korlátokkal és licenc és technikai feltételekkel bírnak.
A Microsoft Excel és a Microsoft Project, mint átállást támogató eszköz használatával kapcsolatos főbb problémák és kockázatok – 1.
A Microsoft Excel és a Microsoft Project, mint átállást támogató eszköz használatával kapcsolatos főbb problémák és kockázatok -2.
Amennyiben a feladat végrehajtóival is megosztásra kerül az Excel vagy Microsoft Project alapú átállási terv, akkor jóval több érintett szerkesztheti akár egy időben is a dokumentumot. Emiatt egyrészt megnő a hibalehetőség, másrészt később nehezen tekinthető át, hogy mikor, melyik felhasználó, milyen módosítást végzett rajta.
Továbbá, megosztott Excel vagy Microsoft Project fájlok használata esetén célszerű újabb erőforrásokat bevonni, hogy az ellenőrzéseknél a négyszemelv és a fokozott monitoring érvényesüljön. Emiatt a gyakorlatban ezt a megoldást ritkán szokták választani.
Amennyiben Go / No-go döntési helyzet áll elő az élesítés során, arról a projektvezetés nem kap azonnal, automatikusan értesítést. Ugyan a döntéshozók szükség esetén, egyeztetés után be tudnak avatkozni a folyamatba, azonban ez időigényes. A döntés meghozataláig a feladatok elvégzése felfüggesztésre kerül, amely szélsőséges esetben a teljes átállásra szánt időkeretet is veszélybe sodorhatja.
A Microsoft Excel és a Microsoft Project stabilitása, teljesítménye összetettebb tervek esetén problémát jelenthet az élesítés során. A hivatkozások és egyéb fontos adatok véletlenszerű törlésének lehetősége, illetve az ezzel járó régebbi verziók helyreállítása kockázatos, és jelentős erőforrásokat köt le.
Ezekben az eszközökben a feladatok decentralizált gyűjtése és rögzítése sem igazán lehetséges a rendelkezésre álló erőforrásokkal.
A MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool főbb funkciói
Cégünk éles üzembe állást és release menedzsmentet segítő alkalmazása az alábbi tevékenységeket támogatja
Az éles üzembe állás során végrehajtandó saját feladatok listázása
A saját feladatokhoz tartozó státusz beállítása tényleges kezdési és befejezési idők megadásával
Az átállási szakasz összes feladatának listázása, ezáltal a teljes projektlefutás minden résztvevő számára valós időben elérhető
Az élesítési projektterv feladatainak hierarchiába rendezett, átlátható áttekintése
A saját feladatokhoz kapcsolódó megjegyzések rögzítése és dokumentumok csatolása
Automatikus értesítés a kezdésre váró feladatokról az érintett felhasználók részére
Várható befejezési idők automatikus frissítése: a még hátralévő élesítési feladatok várható kezdési és befejezési ideje automatikusan módosul a már elvégzett feladatok tényleges befejezési idejétől függően
Felhasználói adatok kezelése, új felhasználó rögzítése
Saját, egyedi fejlesztésű, hatékony és azonnal bevethető, éles üzembe állást támogató megoldásunk jelentős támogatást nyújt bármilyen komplex projekt átállási feladatainak menedzselésében.
Fedezze fel a MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool képességeit és előnyeit, igényeljen online vagy személyes bemutatót!
A MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool használatának főbb előnyei
Egyszerű telepítés és használat
- Az átállást támogató eszközünk azonnal használható, a telepítés folyamata és az alkalmazás használatba vétele egyszerű.
- A MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool installálása során ügyfél oldali közreműködésre nincs szükség.
- A megoldás szabványos technológiákra (Java, nyílt forráskódú szoftverek) épül, nem igényel speciális hardver vagy szoftver komponenseket.
- Az üzleti felhasználók rövid oktatás után már használhatják is az éles üzembe állás folyamatát támogató célszoftvert.
Hatékonyabb munkafolyamat menedzselés az élesítés során
- A manuális átállást támogató feladatok automatizált és optimalizált folyamatokkal való kiváltása minimalizálja a hibalehetőségeket.
- A MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool felületén minden érintett saját maga végezheti el a hozzá rendelt feladatok státusz, dátum és időpont adatainak a frissítését, a projektvezetés pedig központilag kíséri figyelemmel az élesbe állás előrehaladását.
Az átállási projektek lefutásának és függőségeinek kezelése
- Az élesítést támogató rendszerben a felhasználók látják az élesítési folyamat aktuális státuszát, amely a tényleges kezdési és befejezési idők alapján a további feladatok várható kezdési és befejezési időpontjait automatikusan újraütemezi.
- Az átállási tervben meghatározott feladatok közötti függőségek alapján, az adatok importálását követően automatikusan létrejönnek a rendszerben a feladatkapcsolatok, (a megelőző és követő feladatok listája az adott feladathoz kapcsolódóan), amelyekre az automatizmusok épülnek. A függőségek megadása alapvetően a projektterv importálása során történik, ahol egy feladathoz több megelőző vagy követő tevékenység is megadható.
- Egy adott feladat blokkolásra kerül mindaddig, ameddig a függőségben lévő, megelőző feladat vagy feladatok be nem fejeződnek.
- Amennyiben a feladatok mégis végrehajthatók párhuzamosan, a függőség feloldását követően természetesen már egy időben is elvégezhetők.
Automatikus e-mail értesítések
- Az adott élesítéshez szükséges tevékenységet végrehajtók számára a MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool automatikus értesítést küld, amikor a feladat elkezdése lehetségessé válik.
- Az átállást támogató megoldás figyeli a tevékenységek közötti függőségeket és csak akkor válik egy feladat elkezdhetővé, ha az összes megelőző tevékenység elvégzésre került.
- Amennyiben egy feladat újranyitásra kerül, arról is tájékoztató e-mailt küld a rendszer az érintettek számára.
- Az érintett átállási tevékenységekhez a projekt résztvevői csatlakozhatnak megfigyelőként, így automatikus értesítést kaphatnak a státuszok változásáról és a feladathoz fűzött megjegyzésekről is.
Az éles üzembe állás általános sikerkritériumai
Gyakorlati tapasztalataink alapján az alábbi tényezők kiemelt fontosságúak szinte minden átállási projekt tervezése és végrehajtása során:
- Megfelelő átállást támogató célszoftver kiválasztása.
- Minden, az éles üzembe állás során végrehajtandó feladat listázása.
- Az egyes feladatok felelőseinek, átfutási idejének, egymással való függőségeinek feltárása és rögzítése.
- Az összes belső és külső érintett szervezet, egység, szakértő, hatóság döntéshozóinak, erőforrásgazdáinak bevonása.
- Részletes ütemterv kialakítása az átállást támogató célszoftverben.
- A kialakított és jóváhagyott élesítési terv megosztása az összes érintettel.
- A próba jellegű élesítés időben történő megtervezése és egyeztetése, majd végrehajtása.
- A tényleges átállási szakaszban a végrehajtók és a projektmenedzsment aktív támogatása egy megbízható célszoftverrel, folyamatosan online elérhető státuszokkal, automatizálással, dokumentálással, eltéréskövetéssel és riportolási lehetőséggel.
Fedezze fel részletesen a MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool képességeit és előnyeit!
Vegye fel kapcsolatot szakértőinkkel, igényeljen online vagy személyes bemutatót!
Cégünk kapcsolódó szolgáltatásai
MINDSPIRE OMEGA Cutover Tool
A cutover és release management fogalmak áttekintése
Mit értünk átállás (cutover) alatt?
A különböző projekteknek szerteágazó céljai lehetnek, például egy új IT megoldás bevezetése, egy új szoftver verzió release menedzsmentje, ügyféladatok migrációja, két szervezet egybeolvadásának jogi, üzleti és informatikai feladatainak végrehajtása vagy hatékonyabb értékesítési folyamatok kialakítása.
Bizonyos projektek esetén a kockázatok csökkentése szempontjából javasolt a feladatok több fázisban történő végrehajtása, illetve az elért részeredmények szakaszolt bevezetése a napi működésbe, amelyet más néven Baby Steps megközelítésnek is neveznek.
Azonban vannak olyan projektek, amikor az eredményt csak egy, jelentős méretű és összetettségű lépésben, rövid idő alatt lehet használatba venni, – ezek az úgynevezett Bing Bang átállások.
Az átállás magában foglalhat minden olyan feladatot, amely egy új rendszer, IT megoldás, folyamat vagy tevékenység előkészítése, bevezetése, élesítése és az első időszakban történő támogatása során felmerülhet. Ilyen értelemben akár egy projekt egésze, illetve a szakaszos bevezetés élesítési fázisai is átállásnak tekinthetők.
A gyakorlatban legtöbbször egy jól elkülöníthető, jelentősebb változással járó, intenzív, pár napos, szigorú határidőhöz kötött, tapasztalatok alapján leginkább hétvégén lezajló, az új megoldás napi használatba vételét célzó szakaszt értünk angolul „cutover”, magyarul pedig „élesítés” „átállás”, „üzembe állás” vagy „rendszerátállás” alatt. Az átállás a projekt fontos, sokszor utolsó jelentősebb mérföldköve, amelynek eredménye az új rendszer, szoftveres vagy hardveres IT megoldás, folyamat vagy tevékenység napi gyakorlatban történő alkalmazása lesz.
A Release management fogalma
A ‘release’ egy új vagy módosított szoftverként határozható meg, amelybe beleértjük a létrehozás folyamatát is. A release egy alkalmazás teljesen működőképes változata, és a legtöbb fejlesztő megkülönbözteti az alfa- és béta verziókat a véglegestől.
A release menedzsment egy összetett folyamat, amely magában foglalja a különféle szoftver verziók tervezését, kialakítását, ütemezését, tesztelését, üzembe helyezését és kontrollját.
A release menedzsment célja az alkalmazások és azok frissítéseinek hatékony leszállítása a végfelhasználók igényei szerint, valamint az aktuális éles környezet integritásának biztosítása.
A release menedzsment folyamata általában a következő hat fázisból áll: Igény – Tervezés – Kialakítás és fejlesztés – Tesztelés – Üzembe helyezés – Utókövetés.
A release menedzsment tevékenységek akkor sikeresek, ha a release-ek időben, a meghatározott költségvetési kereteken belül kerülnek leszállításra, csekély vagy semmilyen negatív hatással a jelenlegi felhasználókra, miközben a meglévő és az új felhasználók igényei is kielégítésre kerülnek.
A release menedzsment összetett adminisztratív feladatokat foglal magában, beleértve a különféle szoftver-platformok és -környezetek nyomon követését, az alkalmazások tesztelését, a verziókezelést, a változáskezelést, a problémakezelést, a naplózást és egyebeket.
A folyamathoz gyakran nagyobb csapat együttműködésére van szükség annak érdekében, hogy az új release-ek kiszállítása hatékony és problémamentes legyen.
Átállási terv: az élesítés előkészítése
A Big Bang projekteknél célszerű minél hamarabb átgondolni az élesítéssel vagy a szoftver release-zel együtt járó feladatokat, illetve tapasztalt Cutover szakértők bevonásával előkészíteni a go-live fázist.
A Big Bang forgatókönyv esetén legalább egy alkalommal próba jellegű átállást is el kell végezni jóval a tényleges élesítés előtt – ezért is érdemes a cutover tevékenységeket már a projekt korai szakaszában megtervezni.
A teljeskörű, kellő részletezettségű átállási terv (ugynevezett Cutover plan) a feladat végrehajtásáért felelős projektmenedzser számára elengedhetetlen fontosságú. Ennek tartalmaznia kell az előkészítési, átállási és támogatási szakaszban elvégzendő tevékenységeket akár perc mélységig lebontva, a konkrét felelősöket és helyetteseiket, a tevékenységek függőségeit, a használt eszközöket, a dokumentálással és értesítésekkel kapcsolatos teendőket és minden egyéb aspektusát az élesítésnek.
Ebből kiderülhet, hogy bizonyos feladatok, például az átállás jogi hátterének kialakítása, az ügyfelek tájékoztatása, felügyeleti engedélyek beszerzése, előkészítését vagy végrehajtását már hónapokkal az élesítés előtt meg kell kezdeni. Ezzel párhuzamosan a próba és tényleges élesítések erőforrás-szükségletét is meg kell határozni az átállási tervben, az érintett belső és külső közreműködőkkel és feletteseikkel egyeztetve az elvárt rendelkezésre állást. A kialakított átállási forgatókönyvet a döntéshozókkal jóvá kell hagyatni, majd az érintettekkel is ismertetni kell.
Az átállási terv kialakítása, a menet közben keletkező változások nyomon követése, a szoftver verziók és új IT megoldások release menedzsmentje, valamint a próba jellegű és tényleges átállási tevékenységek irányítása és dokumentálása jelentős feladat a projektiroda, a projektmenedzser és az összes érintett számára is, amelyet egy megfelelő támogató eszközben kell végezni. Ennek az alkalmazásnak a funkcionalitása és fejlettsége nemcsak a projektmenedzsment és projektiroda munkáját határozza meg alapvetően, hanem az élesítésben résztvevő összes munkatárs közreműködését, illetve a go-live sikerességét is.
Legújabb banki és biztosítói projektmenedzsment referenciáink
Többet szeretne tudni projektmenedzsment szolgáltatásainkról?
További információkért kattintson ide:
Kérdése van a MINDSPIRE Omega Cutover Tool megoldásunkkal kapcsolatban?
