Visszaélés-bejelentés

Visszaélés-bejelentési szabályzat

Tartalomjegyzék

1. Bevezetés
2. Alapfogalmak
3. Szabályzat céljai
4. Szabályzat személyi hatálya
5. Szabályzat tárgyi hatálya
6. Szabályzat alapelvei
7. Visszaélés-bejelentés módjai
8. Bejelentés rögzítése
9. Bejelentés kivizsgálása
10. Bejelentés során megadott személyes adatok rögzítése és kezelése
11. Bejelentő védelme
12. Bejelentések nyilvántartása

1. Melléklet: A Bejelentő és a Bejelentésben érintett személyek tájékoztatása a személyes adatok védelméről
2. Melléklet: Szóbeli Bejelentő tájékoztatása a Társaság Visszaélés-bejelentésre vonatkozó eljárásának szabályairól

1. Bevezetés

A Mindspire Consulting Zrt. (a továbbiakban Társaság) kiemelten fontosnak tartja saját működésének jobbá tétele érdekében a 2023. évi XXV. Törvény (a továbbiakban: Panasztörvény) rendelkezéseinek alkalmazását, beleértve mind a törvénynek megfelelő bejelentési csatornák és folyamatok alkalmazását, mind a Bejelentők védelmét.

Jelen szabályzat rendelkezéseit a hatályos jogszabályokkal, illetve a Társaság kapcsolódó rendelkezéseivel (például Belső visszaélés-kezelési szabályzat, Adatvédelmi szabályzat, Etikai kódex) összhangban kell értelmezni.

Visszaélés-bejelentési szabályzatunk honlapunkon az alábbi címen is elérhető: https://mindspire.hu/visszaeles-bejelentes/

2. Alapfogalmak

Visszaélés: Jogellenes, vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény vagy mulasztás, illetve egyéb visszaélés.

Bejelentés: Vélt vagy valós visszaélést tartalmazó szóbeli vagy írásos közlés, amelyet Bejelentő a Visszaélés-bejelentési rendszerben a címzetthez eljuttat.

Bejelentő: Természetes személy, aki Bejelentést a Visszaélés-bejelentési rendszerben megteszi.

Bejelentésben érintett személy: Az a Bejelentésben érintett természetes vagy jogi személy:

• akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott,
• vagy aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,
• vagy akit az említett személlyel kapcsolatba hoznak.

Bejelentővédelmi megbízott: A Visszaélés-bejelentési rendszert a Társaságnál egy erre a célra kijelölt pártatlan személy működteti.

Visszaélés-bejelentési rendszer: A Társaság által üzemeltetett megoldás, amely a visszaélések írásos bejelentését teszi lehetővé.

Bejelentés nyilvántartási rendszer: A Társaság által üzemeltetett megoldás, amely a Bejelentések nyilvántartását, a Bejelentőtől kapott vagy egyéb forrásból beszerzett, illetve a kivizsgálás, a döntéshozatal és a tájékoztatás során keletkező elektronikus dokumentumok tárolására szolgál.

3. Szabályzat céljai

Jelen Visszaélés-bejelentési szabályzat célja, hogy a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően, a társadalom és az érintettek érdekeinek megfelelően meghatározza a Társaság működésével kapcsolatos Bejelentések kezelésének és feldolgozásának feltételeit, módját, az alábbiak szerint:

• meghatározza a Társaság visszaélés-megelőzési stratégiáját a Társaság működésének jobbá tétele érdekében,
• egyértelműen és közérthetően rögzítse a vonatkozó folyamatainkat és eljárási szabályainkat,
• előírja a belső Visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére, használatára és kezelésére vonatkozó követelményeket és felelősségi köröket,
• elősegítse az esetleges panaszok, közérdekű bejelentések és visszaélés-bejelentések hatékony, transzparens és gyors kezelését,
• biztosítsa a Bejelentők védelmét az esetleges hátrányos intézkedések ellen,
• garantálja a Bejelentő, az érintett személy és a rendelkezésre bocsátott információk bizalmas és az adatvédelmi előírásoknak megfelelő kezelését.

4. Szabályzat személyi hatálya

Jelen szabályzat személyi hatálya kiterjed a Társaságra, a Visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével megbízott Bejelentővédelmi megbízottra, a Bejelentőre, valamint a Bejelentésben érintett személyekre.

Jelen belső Visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:

a) a Társaság által foglalkoztatott,
b) az a foglalkoztatott, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,
c) a Társasággal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll,
e) a Társaság tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Társasággal ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
f) a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
g) a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
h) a Társasággal az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
i) az a személy, akinek az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt.

5. Szabályzat tárgyi hatálya

Jelen szabályzat tárgyi hatálya a Társasághoz beérkező Bejelentések kezelésére, a Bejelentők védelmére, illetve a Társaság Visszaélés-bejelentési rendszerére terjed ki.

A belső Visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

Visszaélésnek minősülhetnek például többek között a következő esetek:

• bűncselekmény elkövetése,
• bármely alkalmazandó jogszabály vagy előírás megsértése,
• a Társaság bármely szabályzatának megsértése,
• általános érdekeket érintő fenyegetés vagy károkozás,
• tisztességtelen piaci magatartás,
• a fentiek bármelyikének szándékos eltitkolása,
• egyéb visszaélés.

6. Szabályzat alapelvei

6.1 Jóhiszeműség és tisztesség elve

A Társaság kezelése során a Bejelentő jogai és kötelezettségei tekintetében a jóhiszeműség és tisztesség, valamint az adott helyzetben általában elvárható magatartás alapján jár el.

6.2 Együttműködés elve

A Társaság törekszik a Bejelentővel való együttműködésre, a pozitív hozzáállásra a kivizsgálás teljes folyamata során.

6.3 Megkülönböztetés nélküli elbírálás elve

A Társaság a Bejelentéseket és Bejelentőket megkülönböztetés nélkül, egyenlően, ugyanazon eljárás keretében és egyforma szabályok szerint kezeli.

6.4 Közérthetőség elve

Társaság a Bejelentéssel kapcsolatos válaszokat és az esetleges kérdéseket közérthetően fogalmazza meg, pontos és érdemi kommunikációt folytatva.

6.5 Tájékoztatás elve

A Bejelentések kivizsgálása során Társaság a Bejelentő kérésére tájékoztatja a vizsgálat előrehaladásáról.

6.6 Transzparencia elve

A Társaság a Bejelentések kezelése során átláthatóan és kiszámíthatóan jár el.

6.7 Teljes körű kivizsgálás és megválaszolás elve

A Társaság célkitűzése minden Bejelentés teljeskörű kivizsgálása és megfelelően kezelése.

A Bejelentés kivizsgálását követően a Társaság a Bejelentőt tájékoztatja:

• a kivizsgálás eredményéről,
• a meghozott intézkedésekről,
• az esetleges elutasítás indokáról.

7. Visszaélés-bejelentés módjai

Bejelentő a visszaélés-bejelentést írásban vagy szóban teheti meg, a Társaságnál alkalmazott Bejelentővédelmi megbízottnál.

A Bejelentés az 5. Szabályzat tárgyi hatálya fejezetben meghatározottak szerint tartalmazhat információt például az alábbi esetekre vonatkozóan:

• csalás,
• megvesztegetés,
• korrupció,
• visszaélés,
• nem biztonságos munkahelyi környezet létrehozása,
• diszkrimináció,
• zaklatás,
• megfélemlítés,
• összeférhetetlenség,
• a Társaság, a munkatársak, az ügyfelek, partnerek számára káros magatartás,
• egyéb visszaélés.

Bejelentőnek a Bejelentés megtétele során nyilatkoznia kell arról, hogy a Bejelentést jóhiszeműen teszi, illetve olyan körülményekről nyilatkozik, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

Bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani az e törvény szerinti eljárási (2. Melléklet) és adatkezelési szabályokról (1. Melléklet).

A Társaság Bejelentővédelmi megbízottja: Stautz János

7.1 Szóbeli bejelentés

Bejelentő szóbeli bejelentést telefonon tehet. Telefonos bejelentés esetén Bejelentő hívását a Társaság Bejelentővédelmi megbízottja fogadja munkanapokon 09.00 és 17.00 óra között, az alábbi, nem emelt díjas telefonszámon: +36 húsz 343 1280.

Szóbeli bejelentés esetén Bejelentőt a Társaság Bejelentővédelmi megbízottja tájékoztatja:

• az írásbeli bejelentés lehetőségéről,
• a Bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokról a 2. Melléklet alapján (‘Szóbeli Bejelentő tájékoztatása a Társaság Visszaélés-bejelentésre vonatkozó eljárásának szabályairól’),
• a vonatkozó adatkezelési szabályokról az 1. Melléklet alapján (‘A Bejelentő és a Bejelentésben érintett személyek tájékoztatása a személyes adatok védelméről’), köztük arról, hogy amennyiben a személyazonosságának megállapításához szükséges adatokat megadja, azokat a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik,
• a rosszhiszemű Bejelentés következményeiről,
  arról, hogy a név nélküli vagy azonosíthatatlan Bejelentő által megtett Bejelentés vizsgálata mellőzhető,
• valamint arról, hogy anonim Bejelentés esetén Bejelentő a későbbiekben nem tud információt igényelni a Bejelentésével kapcsolatban.

7.2 Írásbeli bejelentés

Bejelentő írásos bejelentést a Visszaélés-bejelentési rendszer részét képező, a Társaság weboldalán található űrlap segítségével tehet, amely az alábbi címen érhető el: https://mindspire.hu/visszaeles-bejelentes/

A Társaság weboldalának vagy űrlapjának üzemzavara esetén a Bejelentést szóban is elő lehet terjeszteni a fentieknek megfelelően. A Társaság weboldalának vagy űrlapjának üzemzavara esetén a weboldal vagy űrlap nem megfelelő működését a Társaság alábbi email címén is be lehet jelenteni: info@mindspire.hu

8. Bejelentés rögzítése

8.1 Szóbeli bejelentés rögzítése

A Társaság Bejelentővédelmi megbízottja a szóbeli, telefonos Bejelentést írásba foglalja.

Amennyiben lehetséges, Bejelentővédelmi megbízott a leírtakat felolvassa, lehetőséget adva Bejelentőnek a rögzített információk ellenőrzésére, helyesbítésére, pontosítására, vagy kiegészítésére.

Abban az esetben, ha Bejelentő kiértesítési elérhetőségét, például email címét vagy postai címét megadja, valamint erre igényt tart, Bejelentővédelmi megbízott az általa készített leirat ellenőrzésére, helyesbítésére, pontosítására, kiegészítésére, vagy aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett azt Bejelentő számára másodpéldányban elküldi.

A Bejelentővédelmi megbízott az egycsatornás visszaélés-bejelentés kezelés érdekében a Bejelentő által átadott információkat a Társaság weboldalán található űrlapon rögzíti, illetve kezeli a kivizsgálás során.

8.2 Írásbeli bejelentés rögzítése

Írásbeli bejelentést Bejelentő a Társaság weboldalán található űrlap segítségével tehet.

Az űrlap három fő részből áll:

• Bejelentő személyes adatai:
  • Bejelentő neve (kötelező mező),
  • Bejelentő email címe,
  • Bejelentő lakcíme, székhelye, levelezési címe,
  • Bejelentő telefonszáma,
  • Bejelentő értesítési módja: elektronikus (email), telefonos, postai (kötelező mező),
  • Bejelentő egyéb elérhetősége.
• Bejelentés adatai:
  • Bejelentés tárgya (kötelező mező),
  • Bejelentés részletes leírása (kötelező mező),
  • Bejelentést alátámasztó iratok másolata, amelyekkel a Társaság nem rendelkezik,
  • Bejelentés kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adatok,
  • Bejelentés típusa 7. fejezet alapján (kötelező mező).
• Nyilatkozatok:
  • A Bejelentő a Bejelentést jóhiszeműen teszi, illetve olyan körülményekről nyilatkozik, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.
  • Bejelentő hozzájárul az űrlapon megadott személyes adatainak az 1. Melléklet: ‘A Bejelentő és a Bejelentésben érintett személyek tájékoztatása a személyes adatok védelméről’ tartalmának megfelelően.

Bejelentő saját döntése alapján az űrlapon:

• megadhatja személyes adatait és elérhetőségét,
• vagy anonim bejelentést tehet, nem valós személyes adatok rögzítésével.

Az űrlap sikeres kitöltését követően:

• a felületen megjelenik egy szöveges értesítés a sikeres kitöltésről,
• a rendszer a Bejelentő által megadott email címre visszaigazolást küld az űrlapon megadott információk fogadásáról és tárolásáról,
• illetve megjeleníti Társaság Visszaélés-bejelentési szabályzatának online elérhetőségét.

A név nélküli vagy azonosíthatatlan Bejelentő által megtett Bejelentés vizsgálata mellőzhető.

A Bejelentővédelmi megbízott az írásbeli bejelentés beérkezését követő hét napon belül a Bejelentés megtételéről írásos visszaigazolást küld a Bejelentő számára, amennyiben a kiértesítés valós kapcsolati adatok megléte esetén lehetséges.

Az írásos visszaigazolás keretében a Bejelentő részére tájékoztatást kell nyújtani az e törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.

9. Bejelentés kivizsgálása

Bejelentővédelmi megbízott a Bejelentés kivonatát a Társaságnak továbbítja olyan formában, hogy a Bejelentő személye ne legyen azonosítható. Ez alól kivételt jelent, ha a Bejelentő előzetesen, írásban hozzájárult személyes adatai továbbításához.

A Bejelentést a Bejelentővédelmi megbízott közreműködésével a Társaság köteles kivizsgálni.

A Társaság a Bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a Bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja.

A harminc napos határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett meg lehet hosszabbítani. A Bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól tájékoztatni kell. A Bejelentés kivizsgálásának és a Bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

Amennyiben a Bejelentő megadta elérhetőségét, a Bejelentés kivizsgálása során a Bejelentővédelmi megbízott kapcsolatot tart a Bejelentővel, ennek keretében a Bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a Bejelentőt.

A Bejelentés kivizsgálása mellőzhető, amennyiben:

• a Bejelentést anonim vagy azonosíthatatlan Bejelentő tette meg,
• a Bejelentést nem a ‘4. A szabályzat személyi hatálya’ című fejezet szerint erre jogosult személy tette meg,
• a Bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi Bejelentéssel azonos tartalmú Bejelentés, illetve
• a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

A Bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a Bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélések orvoslására.

Abban az esetben, ha a Bejelentés a Társaság vezető tisztségviselőjének cselekményével vagy mulasztásával függ össze, a Bejelentővédelmi megbízott a Társaság tulajdonosi jogait gyakorlót haladéktalanul értesíti a Bejelentésről.

Ha a Bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről, illetve a Bejelentővédelmi megbízott a Társaság tulajdonosi jogait gyakorlót haladéktalanul értesíti a Bejelentésről.

Amennyiben a Bejelentés valósnak bizonyul, a Társaság gondoskodik:

• a jogszerű vagy a közérdeknek megfelelő állapot helyreállításáról,
• az egyébként szükséges intézkedések megtételéről,
• a feltárt hibák okainak megszüntetéséről,
• az okozott sérelem orvoslásáról, illetve
• indokolt esetben a felelősségre vonás kezdeményezéséről.

A Bejelentővédelmi megbízott a Bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a Bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a Bejelentővédelmi megbízott a Bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette, illetve abban az esetben, ha Bejelentő nem adott meg írásos értesítésre alkalmas elérhetőséget.

A Bejelentés elutasítása, a Panasztörvényben a Bejelentés kivizsgálására meghatározott határidő eredménytelen eltelte, vagy a Bejelentésben foglaltak érdemi elintézésének hiánya esetén a Bejelentő a bírósághoz vagy a nyilvánossághoz fordulhat.

A Bejelentővédelmi megbízott világos és könnyen hozzáférhető információt nyújt a Visszaélés-bejelentési rendszer működésére, a Bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint a Visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan, a 2. Mellékletben foglaltaknak megfelelően.

10. Bejelentés során megadott személyes adatok rögzítése és kezelése

A Társaság Visszaélés-bejelentési rendszerének keretei között

• a Bejelentőnek,
• annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
• annak a személynek, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,

a Bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a Bejelentés kivizsgálása és a Bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők, és a Bejelentés kivizsgálásában közreműködő Bejelentővédelmi megbízott részére továbbíthatók.

A Visszaélés-bejelentési rendszerből haladéktalanul törölni kell a fenti feltételeknek nem megfelelő személyes adatokat.

A Bejelentőtől a következő adatok kérhetők el:

• név,
• lakcím, székhely, levelezési cím,
• telefonszám,
• értesítési mód,
• Bejelentés részletes leírása,
• Bejelentést alátámasztó iratok másolata, amelyekkel a Társaság nem rendelkezik,
• Bejelentés kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adatok.

A Bejelentő személyes adatai, a nyilvánvalóan rosszhiszemű, valótlan adatokat, információkat közlő Bejelentő adatainak kivételével, csak a Bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező állami szerv vagy hatóság részére adhatók át, ha ezen állami szerv vagy hatóság az adatok kezelésére törvény alapján jogosult, vagy a személyes adatainak a továbbításához a Bejelentő hozzájárult.

A Bejelentő személyes adatai kifejezett hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra.

Ha nyilvánvalóvá vált, hogy Bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és:

• ezzel összefüggésben bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, Bejelentő személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult állami szerv, hatóság vagy személy részére át kell adni,
• megalapozottan valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, Bejelentő személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult állami szerv, hatóság vagy személy kérelmére át kell adni.

Ha a Bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a Bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a Bejelentésre vonatkozó, a Panasztörvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

A személyazonosságát felfedő Bejelentő, a Bejelentésben érintett személy, illetőleg az a személy, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, személyes adatait az erre jogosultakon kívül más nem ismerheti meg.

A Bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a Bejelentés tartalmára és a Bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a Bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a Társaság más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

A Bejelentésben érintett személyt és azt a személyt, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a Bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó, az 1. Mellékletben leírt szabályokról.

A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a Bejelentésben érintett, illetőleg a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy a Bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá.

A Bejelentésben érintett, illetőleg a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a Bejelentés kivizsgálását.

11. Bejelentő védelme

Minden, a Bejelentő számára hátrányos intézkedés:

• amelyre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és
• amelyet a ‘4. A szabályzat személyi hatálya’ fejezetben meghatározott jogviszonnyal vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg,

jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.

Hátrányos intézkedésnek minősül a Bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen:

• a felfüggesztés, a csoportos létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések;
• a lefokozás vagy az előléptetés megtagadása;
• a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása;
• a képzés megtagadása;
• a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia;
• a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyára vonatkozó törvény szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény – így különösen fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció – alkalmazása;
• a kényszerítés, a megfélemlítés, a zaklatás vagy a kiközösítés;
• a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód;
• a határozott idejű foglalkoztatásra irányuló jogviszony határozatlan idejűvé átalakításának elmulasztása, ha a Foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy foglalkoztatásra irányuló jogviszonyát határozatlan idejűvé változtatják;
• a határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy annak idő előtti megszüntetése;
• a károkozás, amely magában foglalja a személy jóhírnevének megsértését vagy a pénzügyi veszteséget, beleértve az üzleti lehetőség elvesztését és a bevételkiesést is;
• az olyan intézkedés, amelynek eredményeképpen okkal következik, hogy az adott személy a jövőben foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya szerinti ágazatban nem létesíthet;
• az egészségügyi alkalmassággal összefüggő vizsgálat előírása;
• az áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása, és
• az engedély visszavonása.

Az előző pont szerinti hátrányos intézkedéssel összefüggő hatósági vagy bírósági eljárás során – ha a Bejelentő a Bejelentés megtételének jogszerűségét bizonyítja –:

• vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedésre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor, és
• a hátrányos intézkedést hozó személyt terheli annak bizonyítása, hogy a hátrányos intézkedés megtételére alapos indokkal és nem a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor.

A Bejelentés jogszerű megtétele esetén a Bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen Bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a Bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.

A Bejelentés jogszerű megtétele esetén a Bejelentőt nem terheli felelősség a Bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a Bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el. A Bejelentő a Bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a Bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához. A Bejelentő az előző és ebben a pontban foglaltakra valamennyi hatósági vagy bírósági eljárás során – a Bejelentés megtétele jogszerűségének bizonyítása mellett – hivatkozhat.

A Bejelentés megtétele jogszerű, ha Bejelentő:

• bejelentését a Visszaélés-bejelentési rendszerben, a jelen szabályzatban, illetve a Panasztörvényben meghatározott szabályok szerint tette meg;
• a Bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és
• alapos okkal vélelmezte, hogy a Bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a Bejelentés időpontjában valós volt.

A Bejelentőre vonatkozó védelemben részesül, aki:

• a jogszerű Bejelentést tevő Bejelentő részére segítséget nyújt a Bejelentés megtétele során,
• a jogszerű Bejelentést tevő Bejelentővel kapcsolatban álló olyan személy – így különösen a Bejelentő munkatársa vagy családtagja -, akit a jelen fejezet második pont szerinti hátrányos intézkedés érhet.

12. Bejelentések nyilvántartása

A Társaság elektronikus Bejelentés nyilvántartási rendszert vezet, amely legalább az alábbi adatokat tartalmazza a Bejelentésekről, illetve a meghozott intézkedésekről:

• egyedi azonosító,
• elnevezés,
• benyújtás időpontja,
• tartalma,
• meghozott intézkedés dátuma, leírása, elutasítás esetén annak indoka,
• meghozott intézkedés teljesítésének határideje, a végrehajtásért felelős személy megnevezése,
• Bejelentő írásos vagy szóbeli értesítésének dátuma.

A nyilvántartásból haladéktalanul törölni kell a Bejelentésben nem érintett harmadik személyekre vonatkozó, a Bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint a Panasztörvény szerint nem kezelhető adatokat.

1. Melléklet: A Bejelentő és a Bejelentésben érintett személyek tájékoztatása a személyes adatok védelméről

A Társaság Visszaélés-kezelő rendszerben elengedhetetlenül szükséges személyes adatok kezelése tárgyában.

1. Adatkezelő adatai

Adatkezelő: MINDSPIRE Consulting Zrt.
Székhely: 1027 Budapest, Ganz utca 16. V. em.
Képviselő: Kovács Attila, HR vezető
Honlap: mindspire.hu

a továbbiakban: „Társaság”, vagy „Adatkezelő”.

2. A Visszaélés-bejelentési rendszerben elengedhetetlenül szükséges személyes adatok

A Társaság Visszaélés-bejelentési rendszerében jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

A Bejelentő a Bejelentést írásban vagy szóban teheti meg.

A Társaság Visszaélés-bejelentési rendszerében a következő személyek személyes adatait kezeli:

• Bejelentő,
• akinek a magatartása vagy mulasztása okot adott a bejelentésre,
• akinek érdemi információja van a Bejelentéssel kapcsolatosan,
• (a továbbiakban: Érintett vagy Érintettek).

A Társaság Visszaélés-bejelentési rendszeréből minden más, nem az előző pontban meghatározott személyekhez tartozó személyes adat haladéktalanul törlésre kerül.

3. Az Adatkezelés alapadatai

Adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése, [GDPR 6. cikk (1) bek. c.) pont] a Bejelentést a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény értelmében a Társaság kötelesek kivizsgálni és kezelni.

Adatkezelés célja: Kizárólag a Bejelentés kivizsgálása, illetve a Bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése.

Adatkezelés időtartama: A Visszaélés-bejelentési rendszerben a személyes adatokat az előző pontban meghatározott cél teljesüléséig őrizzük meg.

Címzetti kör: Az Érintettek személyes adatai csak a Bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező állami szerv és hatóság részére adhatók át, ha ezen állami szerv és hatóság annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához az Érintett hozzájárult. Az Érintettek személyes adatai hozzájárulásuk nélkül nem hozhatók nyilvánosságra. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a Bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt, a személyes adatait az erre vonatkozó eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

Harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítás: Kizárólag jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

4. Bejelentő jogai

Az adatkezelés kapcsán Érintetteket az alábbi pontokban részletezett jogok illetik meg.

Azonosítás: A kérés teljesítése előtt minden esetben azonosítanunk kell az Érintett személyazonosságát. Amennyiben Érintettet nem tudjuk azonosítani, a kérést nem tudjuk teljesíteni.

Kérés megválaszolása: Az azonosítást követően írásban, elektronikusan, vagy Érintett kérésére, szóban nyújtunk tájékoztatást a kéréssel kapcsolatban. Amennyiben Érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérését, elektronikus úton fogunk válaszolni, de ebben az esetben is van lehetősége más módot kérni.

Kérés kivizsgálásának határideje: A Társaság legkésőbb a kérés beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Érintettet a kérése nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható, amiről az egy hónapos ügyintézési határidőn belül Érintettet tájékoztatni kell. Érintettet az intézkedés elmaradásáról is tájékoztatni kell az egy hónapos ügyintézési határidőn belül, amellyel kapcsolatban Érintett panaszt nyújthat be a NAIH-nál (4.1. pont), és élhet bírósági jogorvoslati jogával (4.2. pont).

Ügyintézés díja: A kért tájékoztatás és intézkedés díjmentes. Kivételt képez az az eset, ha a kérés egyértelműen megalapozatlan vagy különösen ismétlődő jellege miatt túlzó. Ebben az esetben a Társaság díjat számolhat fel, vagy megtagadhatja a kérés teljesítését.

4.1 Tájékoztatás, hozzáférés joga

Érintett tájékoztatást kérhet arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha igen:

• Mi annak a célja?
• Pontosan milyen személyes adatok kezeléséről van szó?
• Kinek továbbítja a Társaság ezeket a személyes adatokat?
• Meddig tárolja a Társaság ezeket a személyes adatokat?
• Milyen jogai és jogorvoslati eszközei vannak ezzel kapcsolatban az Érintettnek?
• Kitől kaptuk meg az Érintett adatait?
• Hozunk-e automatizált döntést Érintettre vonatkozóan az Érintett személyes adatainak a felhasználásával?
• Amennyiben Érintett azt tapasztalta, hogy a Társaság adatait nemzetközi szervezet vagy harmadik ország (nem európai uniós tagállam) felé továbbította, kérheti annak bemutatását, hogy mi garantálja személyes adatainak megfelelő kezelését.
• Érintett másolatot kérhet a Társaság által kezelt személyes adatairól.

4.2 Helyesbítéshez való jog

Érintett kérheti, hogy a Társaság javítsa, illetve kiegészítse a pontatlanul, vagy hiányosan rögzített személyes adatát.

4.3 Személyes adatok törléséhez és „elfeledtetéshez” való jog

Érintett kérheti, hogy a Társaság törölje személyes adatait amennyiben:

• a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat kezelése történt;
• a pusztán az Érintett hozzájárulása alapján végzett adatkezelések esetén;
• ha tiltakozása eredményes;
• ha megállapításra került, hogy a személyes adatok kezelése jogellenes;
• a törlést Európai Uniós vagy hazai jogszabály előírja.

A Társaság a személyes adatokat nem törölheti, amennyiben azokra szükség van:

• a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
• a személyes adatok kezelését előíró, az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből;
• a népegészségügy területét érintő közérdek alapján;
• közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben a törlés valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést;
• jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.

4.4 Az adatkezelés korlátozásához való jog

Érintett kérheti, hogy korlátozzuk a személyes adatainak kezelését, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

• Érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy a Társaság ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
• az adatkezelés jogellenes, de Érintett ellenzi az adatok törlését, illetve ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
• a Társaságnak már nincs szüksége a személyes adatokra az adatkezelés céljából, de Érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez;
• Érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az Érintett jogos indokaival szemben.

Korlátozás esetén a személyes adatokat a tárolás kivételével csak az Érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni. A korlátozás esetleges feloldásáról előzetesen tájékoztatni kell az Érintettet.

4.5 Kérések bejelentése

Érintett a személyes adataival kapcsolatos kérését a Társaság alábbi email címén jelentheti be: info@mindspire.hu

5. Jogorvoslati lehetőségek

5.1 NAIH panasz

Amennyiben Érintett szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése ellentétes az Adatvédelmi Rendelet előírásaival, abban az esetben Érintett panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információbiztonsági Hatóságnál (NAIH).

A NAIH elérhetőségei:

Elnök: dr. Péterfalvi Attila
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9
Telefonszám: +36 (1) 391-1400
Honlap: naih.hu
Email cím: ugyfelszolgalat@naih.hu

5.2 Bírósági eljárás

Amennyiben Érintett szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése ellentétes az Adatvédelmi Rendelet előírásaival és ezzel megsértették az Érintett Adatvédelmi Rendeletben foglalt jogait, úgy Érintett bírósághoz fordulhat.

5.3 Kártérítés és sérelemdíj

Amennyiben Adatkezelő az Érintett adatainak jogellenes kezelésével kárt okoz, vagy az Érintett személyiségi jogát megsérti, az Adatkezelőtől sérelemdíj követelhető. Adatkezelő mentesül az okozott kárért való felelősség és a sérelemdíj megfizetésének kötelezettsége alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az Érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő.

6. Adatbiztonság

A Társaság mindent megtesz annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja az Érintett személyes adatai tekintetében.

A Társaság a személyes adatokat bizalmasan, korlátozott hozzáféréssel, titkosítással és magas fokú adatbiztonsággal kezeli.

Az adatbiztonság megfelelő szintjének meghatározásakor figyelembe vesszük az adatkezelésből eredő olyan kockázatokat, amelyek különösen a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítéséből, elvesztéséből, megváltoztatásából, jogosulatlan nyilvánosságra hozatalából vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférésből eredhetnek.

A Társaság mindent megtesz annak biztosítása érdekében, hogy az irányítása alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személyek kizárólag a Társaság érvényben lévő utasításainak megfelelően kezelhessék az Érintett személyes adatait, kivéve, ha az ettől való eltérésre uniós vagy tagállami jog kötelezi őket.

Egyéb

Adatkezelő jogosult a jelen tájékoztató tartalmát módosítani. Az esetleges változások a Társaság honlapján való megjelenéssel egyidejűleg lép hatályba.

2. Melléklet: Szóbeli Bejelentő tájékoztatása a Társaság Visszaélés-bejelentésre vonatkozó eljárásának szabályairól

A 2023. évi XXV. törvény a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról (továbbiakban: Panasztörvény), valamint a Társaság Visszaélés-bejelentési szabályzata alapján a szóbeli Bejelentők számára az alábbi információkat állítottuk össze a Társaság Visszaélés-bejelentési rendszerének működésével, valamint a Bejelentésekkel kapcsolatos eljárásrendjével kapcsolatban.

2.1 Szóbeli Bejelentő tájékoztatása

A Társaság Visszaélés-bejelentési rendszerét Bejelentővédelmi megbízott közreműködésével működteti.

Bejelentőnek a Bejelentés megtétele során nyilatkoznia kell arról, hogy a Bejelentést jóhiszeműen teszi, illetve olyan körülményekről nyilatkozik, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

A Társaság Bejelentővédelmi megbízottja a szóbeli, telefonos bejelentést írásba foglalja.

Amennyiben lehetséges, Bejelentővédelmi megbízott a leírtakat felolvassa, lehetőséget adva Bejelentőnek a rögzített információk ellenőrzésére, helyesbítésére, pontosítására, vagy kiegészítésére.

Abban az esetben, ha Bejelentő kiértesítési elérhetőségét, például email címét vagy postai címét megadja, valamint erre igényt tart, Bejelentővédelmi megbízott az általa készített leirat ellenőrzésére, helyesbítésére, pontosítására, kiegészítésére, vagy aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett azt Bejelentő számára másodpéldányban elküldi.

A Bejelentővédelmi megbízott az egycsatornás visszaélésbejelentés-kezelés érdekében a Bejelentő által átadott információkat a Társaság weboldalán található űrlapon rögzíti, illetve kezeli a kivizsgálás során.

Bejelentővédelmi megbízott a Bejelentés kivonatát a Társaságnak továbbítja olyan formában, hogy a Bejelentő személye ne legyen azonosítható. Ez alól kivételt jelent, ha a Bejelentő előzetesen, írásban hozzájárult személyes adatai továbbításához.

A Bejelentést a Bejelentővédelmi megbízott közreműködésével a Társaság köteles kivizsgálni.

A Társaság a Bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja.

A harminc napos határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A Bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A Bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

Amennyiben a Bejelentő megadta elérhetőségét, a Bejelentés kivizsgálása során a Bejelentővédelmi megbízott kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.

A Bejelentés kivizsgálása mellőzhető, amennyiben:

• a Bejelentést anonim vagy azonosíthatatlan Bejelentő tette meg,
• a Bejelentést nem a ‘4. A szabályzat személyi hatálya’ című fejezet szerint erre jogosult személy tette meg,
• a Bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi Bejelentéssel azonos tartalmú Bejelentés, illetve
• a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

Anonim Bejelentés esetén Bejelentő a későbbiekben nem tud információt igényelni a Bejelentésével kapcsolatban.

A Bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a Bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélések orvoslására.

Abban az esetben, ha a Bejelentés a Társaság vezető tisztségviselőjének cselekményével vagy mulasztásával függ össze, a Bejelentővédelmi megbízott a Társaság tulajdonosi jogait gyakorlót haladéktalanul értesíti a Bejelentésről.

Ha a Bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről, illetve a Bejelentővédelmi megbízott a Társaság tulajdonosi jogait gyakorlót haladéktalanul értesíti a Bejelentésről.

Amennyiben a Bejelentés valósnak bizonyul, a Társaság gondoskodik:

• a jogszerű vagy a közérdeknek megfelelő állapot helyreállításáról,
• az egyébként szükséges intézkedések megtételéről,
• a feltárt hibák okainak megszüntetéséről,
• az okozott sérelem orvoslásáról, illetve
• indokolt esetben a felelősségre vonás kezdeményezéséről.

A Bejelentővédelmi megbízott a Bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a Bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a Bejelentővédelmi megbízott a Bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette, illetve abban az esetben, ha Bejelentő nem adott meg írásos értesítésre alkalmas elérhetőséget.

A Bejelentés elutasítása, a Panasztörvényben a Bejelentés kivizsgálására meghatározott határidő eredménytelen eltelte, vagy a Bejelentésben foglaltak érdemi elintézésének hiánya esetén a Bejelentő a bírósághoz vagy a nyilvánossághoz fordulhat.