Gyakori hibák a banki hitelezési rendszerek cseréje során

1. Hitelezési rendszer kiválasztása az üzleti célok tisztázása nélkül

A hitelezési rendszerek cseréje során az egyik leggyakrabban elkövetett hiba, hogy a bank túl korán kezd el konkrét megoldásokban gondolkodni, miközben még nem tisztázott, hogy milyen működési modell és folyamatok mentén szeretnének kölcsönöket nyújtani az ügyfeleknek.

Ilyenkor a rendszerkiválasztás könnyen puszta funkció-összehasonlítássá válik, és a fókuszba az kerül, hogy az egyes megoldások milyen folyamatokat támogatnak, hogyan kezelik a dokumentumokat, biztosítanak-e scoring-integrációt, lehetővé teszik-e a hiteltermékek paraméterezését, illetve milyen riporting képességekkel rendelkeznek.

Ezek fontos képességek, de önmagukban nem elegendőek a sikerhez, ugyanis amennyiben nincs világos vízió a jövőbeni hitelezési működésről, nehéz eldönteni, hogy valójában melyik hitelezési rendszer illeszkedik a legjobban a bank üzleti stratégiájához.

A problémák gyakran akkor válnak láthatóvá, amikor a kiválasztott hitelezést támogató megoldás bevezetése során derül ki, hogy a meglévő folyamatok túl bonyolultak, a terméklogika nem egységes, a döntési pontok nincsenek tisztázva, vagy az egyes üzleti területek eltérően értelmezik ugyanazt a folyamatot.

Melyek a nem megfelelően előkészített hitelezési rendszerek cseréjét célzó projektek tipikus ismertetőjelei?

• A hitelezési megoldás kiválasztása funkciólisták, nem pedig a célfolyamat alapján történik.
• A követelményspecifikáció a meglevő működést tükrözi le.
• Nem áll rendelkezésre egységes és elfogadott jövőbeni hitelezési működési modell.
• A kényszerű kerülő megoldások követelményként kerülnek rögzítésre.
• Az üzleti-, risk-, operációs- és IT területek eltérő és egymásnak ellentmondó elvárásokat fogalmaznak meg.
• Az üzleti elképzelések nem illeszkednek az IT-architektúrához.
• A végleges működési elképzeléseket a kiválasztott hitelezési rendszerhez kell igazítani utólag.

Hogyan előzhetők meg a hiányos előkészítés által okozott problémák?

A hitelezési rendszer kiválasztása előtt érdemes pontosan meghatározni a célfolyamatokat és a jövőbeni működési modellt. Nem feltétlenül kell egy minden kivételt lefedő részletes folyamatleírást készíteni, de szükség van egy vezetői szinten elfogadott világos hitelezési koncepcióra.

Tisztázni kell többek között az alábbiakat:

• Milyen hitelezési termékeket kell támogatni?
• Milyen csatornákon indulhatnak a folyamatok?
• Hol történik előszűrés, scoring, rating vagy jóváhagyás?
• Mely lépések automatizálhatók?
• Hol lesz szükség manuális döntésre?
• Milyen rendszerek vesznek részt az end-to-end folyamatban?
• Milyen régi workaround-okat vagy manuális megoldásokat nem érdemes az új rendszerben leképezni?

Egy jól előkészített célműködés nem lassítja, hanem gyorsítja a rendszerkiválasztást, például azáltal, hogy világosabbá teszi, milyen képességeket kell keresni az új megoldásban, és mely pontokon kell a banknak működési döntéseket hoznia.

Bizonytalanságokkal szembesültek a jövőbeni hitelezési működési modell terén? Tanácsadóink segítenek tisztázni a célfolyamatokat még a rendszerkiválasztás előtt.

Hogyan ismerhető fel az adatminőség és üzleti kockázat nem megfelelő kezelése?

• A migráció előtt nincs átfogó adatprofilozás.
• Nem áll rendelkezésre külön migrációs stratégia.
• A forrásrendszerek adatstruktúrája nem teljesen ismert.
• Nem tisztázott, hogy milyen adatokat kell migrálani és melyek archiválhatók.
• Az üzleti terület és az IT eltérően értelmezi ugyanazokat az adatmezőket.
• A próbamigrációk csak technikai sikerességet mérnek.
• A rekonsziliációs szabályok hiányosak.
• A nyitott vagy folyamatban lévő ügyek kezelése nincs megtervezve.

Miként előzhetők meg a kockázatok alulbecslése?

Az adatminőség vizsgálatát és az adatmigráció tervezését már a hitelezési rendszer cseréjének előkészítő szakaszában el kell indítani. Magát a migrációt önálló projekt streamként érdemes kezelni, külön üzleti és IT felelősséggel, egyértelmű döntési pontokkal, validációs szabályokkal és rekonsziliációs kontrollokkal.

Az előkészítés legfontosabb lépései:

• kritikus hitelezési adatkörök azonosítása;
• adatgazdák kijelölése;
• forrás- és cél adatmodellek összevetése;
• adatminőségi szabályok meghatározása;
• adattisztítási terv készítése;
• migrációs scope meghatározása;
• historikus adatok kezelésének tisztázása;
• nyitott és folyamatban lévő hitelkérelmek kezelésének megtervezése;
• próbamigrációk és üzleti validációk végrehajtása;
• rekonsziliációs kontrollok kialakítása.

Fontos kiemelni, hogy a banki hitelezési rendszerek cseréje során az adatmigráció sikerkritériuma nem az adatok az új rendszerbe történő technikai betöltése. Akkor beszélhetünk valódi eredményről, ha az áttöltést követően a célrendszerben az adatok üzletileg helyesek, teljesek, használhatók, auditálhatók, valamint összhangban vannak a célrendszer elvárt működésével.

 Kérdéses a hiteladatok minősége? Szakértőinkkel hatékonyan feltárhatók az adatminőségi kockázatok és felépíthető egy üzletileg is megalapozott migrációs stratégia.

3. A core banki és az egyéb rendszerekkel kialakítandó integrációk részletes tervezése nem történik meg időben

A hitelezési rendszerek ritkán működnek önállóan, jellemző esetben szorosan kapcsolódnak a core banki rendszerhez, a scoring és rating-, dokumentumkezelő-, CRM-, ügyfélportál-, riporting-, ügyfél- és fedezetkezelő megoldásokhoz, illetve az egyéb banki komponensekhez.

Gyakori hiba, hogy ezek az integrációk a projekt elején csak vázlatosan kerülnek meghatározása, például csak annyi hangzik el, hogy az új hitelezési rendszernek „kapcsolódnia kell a core banki rendszerhez”. A részletek azonban később derülnek ki, pontosan milyen adatokat kell átadni, mikor, milyen formátumban, melyik rendszer az adatgazda, hogyan történik az ügyfél, a fedezet, a szerződés, a folyósítás, a könyvelés vagy a státuszváltozás kezelése.

Ha ezeknek a kérdéseknek a megválaszolása nem időben történik, az jelentős újratervezést, csúszásokat és többletfejlesztéseket okozhat.

Mi alapján állapítható meg, hogy az integrációk részletes tervezése nem történt meg megfelelően?

• Az interfészek csak felső szinten vannak azonosítva.
• Nem világos, melyik rendszer melyik adatért felelős.
• A core banki rendszer oldali fejlesztési kapacitás nincs időben lefoglalva.
• A folyamat- és adatkapcsolatok csak teszteléskor kerülnek beazonosításra.
• A core banki rendszer korlátai az implementáció során felülírják a tervezett üzleti működést.
• Nincs egységes integrációs felelősségi mátrix.
• Az interfész hibái csak a felhasználói elfogadási tesztek (UAT) vagy az élesítés során kerülnek azonosításra kritikus problémaként.

Hogyan biztosítható, hogy az integrációk időben és megfelelő részletezettséggel kerüljenek megtervezésre?

Már a banki hitelezési rendszer cseréjét célzó projekt tervezési szakaszában szükség van részletes integrációs térképre. Ennek meg kell mutatnia, hogy az új hitelezési megoldás hogyan illeszkedik a banki alkalmazás- és adatarchitektúrába.

A tervezés során tisztázni kell, hogy milyen:

• rendszerek kapcsolódnak az új hitelezési megoldáshoz?
• adatokat kell átadni?
• rendszer az adatgazda?
• események indítanak adatátadást?
• szinkron vagy aszinkron interfészekre van szükség?
• hibakezelési logika szükséges?
• core banki rendszer oldali fejlesztési és tesztelési kapacitásra lesz szükség?
• integrációk kritikusak a go-live döntés szempontjából?

A core banking interfészek részletes tervezése és kialakítása nem technikai részletfeladatok, hiszen ezek határozzák meg, hogy az új hitelezési rendszer valóban be tud-e szervesen illeszkedni a banki működésbe.

Teljeskörűen ismertek az integrációs függőségek? Szakértőink segítenek időben feltérképezni a core banking és a kapcsolódó rendszerek közötti kapcsolatokat.

Melyek a nem megfelelő scope- és változáskezelés jelei?

• Nem került egyértelműen meghatározásra az MVP (Minimum Viable Product – Minimálisan életképes termék) vagy első bevezetési scope.
• Az élesítések nincsenek fázisolva.
• Az összes üzleti kivétel kezelését az első élesítésre ütemezték.
• A változási igények hatása nincs megfelelően elemezve.
• Nincs döntési fórum a scope-módosításokra.
• A határidő-, költség-, erőforrás- és minőség közötti kompromisszumok nem transzparensek.
• A projekt backlog folyamatosan nő.
• Az üzleti és IT oldal eltérően értelmezi, mi része az elfogadott scope-nak.

Hogyan előzhető meg a scope és változtatási igények ellenőrizetlen bővülése?

Már a hitelezési rendszer cseréjét célzó projekt elején egyértelműen rögzíteni kell az első bevezetési ütem, illetve a későbbi élesítési fázisok pontos tartalmát. Emellett szükség van világos és jóváhagyott változáskezelési mechanizmusra is.

Tehát pontosan meg kell határozni:

• az első élesítés tartalmát;
• a későbbi ütemek vállalásait;
• a scope-módosításhoz szükséges döntési folyamatot;
• a módosítások határidőkre-, költségekre-, erőforrás-igényekre-, kockázatokra- és minőségre gyakorolt hatásának elemzését;
• a változtatások jóváhagyására jogosult személyek körét;
• a döntések érintettek felé történő kommunikációjának módját.

Azonban a scope-kontroll célja nem az üzleti igények elutasítása, hanem annak ellenőrzése és biztosítása, hogy a hitelezési rendszer cseréjét végrehajtó projekt vállalásai reálisak, átláthatók és irányíthatók maradjanak.

Folyamatosan nő a hitelezési rendszer csere projekt terjedelme? Tanácsadóink támogatásával kialakítható egy átlátható, kontrollált scope- és változáskezelési működés.

5. A szükséges üzleti-, IT- és tesztelési kapacitások alábecslése

A hitelezési rendszer sikeres cseréjéhez nem elegendő a megfelelő technológia, módszertan és projektterv. Legalább ilyen fontos, hogy a projektben részt vevő üzleti-, IT-, risk-, operációs-, compliance-, jogi-, tesztelési- és migrációs erőforrások időben, megfelelő kapacitással és egyértelmű felelősségekkel rendelkezésre álljanak.

Gyakori hiba, hogy a szervezet kijelöli ugyan a kulcsszereplőket, de nem méri fel reálisan, hogy a projektben való részvétel mennyi időt igényel majd tőlük a napi feladataik ellátása mellett. Ez különösen az üzleti területen jelent problémát, ahol ugyanazok a szakértők felelnek a napi hitelezés működtetéséért és a projektben felmerülő szakértői, validációs, tesztelési és döntési feladatokért is.

A hitelezési rendszer cseréje során az üzleti oldal szerepe nem korlátozódik néhány workshopra vagy követelmény jóváhagyására. Ők ismerik a termékeket, folyamatokat, kivételeket, döntési szabályokat, fedezetkezelési sajátosságokat, ügyfélhelyzeteket és működési kockázatokat. Amennyiben nem áll rendelkezésre elegendő üzleti kapacitás, akkor késnek a döntések, hiányosak a követelmények, elhúzódik a validáció, hiányos lesz az UAT-lefedettség, illetve az élesítés előtt túl sok kérdés marad megválaszolatlan.

Miből állapítható meg, hogy a szükséges kapacitásokat alábecsülték?

• A projekt kulcsszereplői csak részidőben, ad-hoc módon érhetők el.
• Nem áll rendelkezésre reális üzleti-, IT-, risk-, operációs- és tesztelési kapacitásterv.
• A napi működés mindig elsőbbséget élvez a projektfeladatokkal szemben.
• A döntések késnek, mert a döntéshozók nem érhetők el időben.
• Az UAT-ra nincs elegendő felkészült üzleti tesztelő.
• A migrációs adatok üzleti ellenőrzésére nincs dedikált kapacitás.
• Nincs helyettesítési rend szabadság, betegség vagy operatív leterheltség esetére.
• A projekt néhány túlterhelt kulcsemberre épül.

Hogyan biztosítható a szükséges kapacitások reális becslése?

Az erőforrás-tervezést már a hitelezési rendszer cseréjére létrehozott projekt indításakor részletesen el kell végezni, majd a végrehajtás során folyamatosan aktualizálni kell.

Nem elegendő név szerint kijelölni a résztvevőket; szerepköröket, kapacitásokat, döntési jogosultságokat, emellett helyettesítéseket és kritikus időszakokat is tervezni kell.

A kapacitásbecslés legfontosabb lépései:

• projekt szerepköreinek és felelősségeinek meghatározása;
• üzleti-, IT-, risk-, operációs-, compliance-, jogi-, tesztelési- és migrációs kapacitásigény felmérése;
• kulcsemberek időráfordításának előzetes tervezése;
• kritikus projektidőszakok azonosítása, a kapacitások rendelkezésre állásának időszakokra bontott tervezése;
• UAT és migrációs validáció külön kapacitástervezése;
• döntéshozói rendelkezésre állás biztosítása;
• helyettesítési rend kialakítása;
• napi működés és projektterhelés összehangolása;
• erőforrásmenedzsment folyamatos monitoringja;
• szükség esetén külső szakértői-, üzleti elemzői-, PMO-, tesztelési- és migrációs támogatás bevonása.

A banki hitelezési rendszerek lecserélése során az erőforrásigény nem egyenletes, eltérő szintű kapacitásra van szükség az előkészítéshez, a követelmények kidolgozásához, a rendszertervezéshez, a migrációs validációhoz, az UAT-hoz, a cutoverhez és a go-live utáni stabilizációhoz.

Az egyes fázisok erőforrás-igényét előzetesen, szereplőnként és részletesen meg kell tervezni. Ezáltal el lehet kerülni, hogy a szükséges kapacitások alul- vagy felülbecslése miatt szükségszerűen felmerülő problémákat kelljen kezelni.

Biztos benne, hogy elegendő kapacitás áll rendelkezésre? Hitelezési szakértőink segítségével reálisan felmérhetők az üzleti, IT- és tesztelési erőforrásigényt a projekt minden fázisában.

A go-live és a stabilizáció nem megfelelő előkészítésének tipikus jelei

• Csak magas szintű élesítési terv áll rendelkezésre.
• Nincs részletes átállási forgatókönyv.
• A felelősök és helyetteseik nem lettek egyértelműen kijelölve.
• Nincs előre definiált go/no-go kritériumrendszer.
• A migrációs időablakot nem került tesztelésre.
• Nem állnak rendelkezésre fallback és contingency tervek.
• Az üzleti validáció lépései nem kerültek begyakorlásra.
• A projektcsapat go-live után azonnal leépül.
• Nincs intenzív éles indulást követő támogatási (hypercare) időszak.
• Nem egyértelmű a hibabejelentési és priorizálási folyamat.

Hogyan előzhetők meg az éles átállásban és az azt követő stabilizációs szakaszban a tipikus problémák?

Nagyobb hitelezési rendszerek cseréje esetén részletes élesítési forgatókönyvre és élesítési főpróbára van szükség. Nem csak technikai próbát kell tartani, hanem teljes átállási szimulációt, amely lefedi a migrációt, az interfészeket, az üzleti ellenőrzéseket, a döntési pontokat és a hibakezelést is.

Az élesítésre való felkészülés főbb részei:

• részletes go-live terv készítése;
• migrációs és technikai lépések időzítése;
• felelősök és helyettesek kijelölése;
• üzleti validációs lépések meghatározása;
• go/no-go kritériumok rögzítése;
• fallback és contingency tervek kialakítása;
• oktatási és kommunikációs tervek elkészítése;
• jogosultságok és szabályzatváltozások előkészítése.

A go-live utáni működést szintén előre meg kell tervezni. Szükség van stabilizációs időszakra, dedikált támogatási modellre, hibakezelési rendre, vezetői riportingra és egyértelmű működésátadási kritériumokra.

A stabilizációs fázis fontos elemei közé tartoznak az alábbiak:

• hypercare időszak meghatározása;
• támogatási csapat és felelősök kijelölése;
• hibabejelentési csatornák kialakítása;
• hibák priorizálási rendjének meghatározása;
• napi vagy rendszeres stabilizációs fórum létrehozása;
• üzleti KPI-k és működési mutatók követése;
• workaroundok nyilvántartása;
• backlog-rendezés;
• működésátadási terv kialakítása.

A sikeres go-live nem azt jelenti, hogy nem merülnek fel problémák, hanem azt, hogy a szervezet felkészülten, strukturáltan és gyorsan tudja kezelni azokat.

Zökkenőmentes éles indulást szeretne? Tapasztalt hitelezési tanácsadóink hatékonyan tudják támogatni a stabilizációs időszak és a dedikált hypercare támogatási modell felépítését.

Hogyan tudja támogatni a banki hitelezési rendszerek cseréjét a MINDSPIRE Consulting?

Egy hitelezési-rendszer cseréjének sikeres megvalósítása jóval túlmutat egy megfelelő technológiai megoldás kiválasztásán és bevezetésén. Elengedhetetlen a banki üzleti folyamatok és rendszerek mélyreható ismerete, a projekt- és programirányítási tapasztalat, a migrációs szakértelem, a tesztelési felkészültség, valamint az érintett szervezeti és üzleti szereplők hatékony koordinációja.

A banki hitelezési rendszerek cseréje terén évtizedes tapasztalatokkal rendelkező szakértői csapatunk aktív közreműködésével biztosítható, hogy a projekt ne elszigetelt IT-feladatként, hanem minden érintett terület bevonásával egy üzletileg is kontrollált és sikeres transzformációként valósuljon meg.

A MINDSPIRE Consulting tanácsadó professzionális támogatást tudnak nyújtani többek között az alábbi területeken:

• hitelezési célfolyamatok és célműködés kialakítása, BPR felmérés;
• rendszerkiválasztás, RFI/RFP és döntés-előkészítés támogatása;
• üzleti követelmények és gap analysis elkészítése;
• PMO- és projektirányítási támogatás;
• integrációs függőségek és core banking kapcsolódások feltérképezése;
• migrációs stratégia és rekonsziliációs modell kialakítása;
• adatminőségi problémák feltárása és üzleti validáció támogatása;
• tesztstratégia és UAT-felkészítés;
• scope- és változáskezelési működés kialakítása;
• élesítési terv, próbaátállás támogatása;
• go-live utáni stabilizációs modell kialakítása.

A hitelezési rendszer cseréje akkor tekinthető valóban sikeresnek, ha nem csupán technológiai átállást eredményez, hanem egyszerűbb, átláthatóbb és jobban kontrollálható működést is.

Egy új banki hitelezési megoldás önmagában nem oldja meg a túl komplex folyamatok, a gyenge adatminőség, a tisztázatlan döntési felelősségek vagy az alultervezett migráció által okozott problémákat. Ezeket a kérdéseket már a projekt előkészítése során kezelni kell.

Cégünk, a MINDSPIRE Consulting Zrt. ebben a komplex folyamatban tud partnerként támogatást nyújtani. Szakértőink segítenek feltárni a kockázatokat, kialakítani a megfelelő bevezetési modellt, és biztosítani, hogy az új hitelezési rendszer ne csak működőképes legyen, hanem valódi értéket teremtsen az üzlet-, az operáció- és az ügyfélélmény terén egyaránt.

Kérdése van a banki hitelezési rendszerek cseréjéve kapcsolatban? Igényeljen ingyenes konzultációt szakértőinktől!