MINDSPIRE BLOG
Kövesse a MINDSPIRE közösségi oldalait!
Bevezetés
Az IT szolgáltatásmenedzsment és digitális transzformáció korszakában a hatékonyság és a gyors reagálóképesség kulcsfontosságúak. A ServiceNow platform az elmúlt években új szintre emelte a munkafolyamat-automatizálást, bevezetve a Flow Designer és az IntegrationHub modulokat, amelyek lehetővé teszik az üzleti folyamatok gyorsabb, könnyebben kezelhető és skálázható kialakítását.
A ServiceNow jelenleg több lehetőséget is biztosít munkafolyamatok kezelésére, beleértve a klasszikus Workflow Editor-t, a Flow Designer-t, valamint a Playbookokat. Míg a legacy workflow-k korábban előnyösnek számítottak a komplex forgatókönyvek modellezésére, addig a modern Flow Designer olyan low-code eszközként működik, amely segít a technikai és üzleti szereplőknek is az automatizációs logikák létrehozásában. Az IntegrationHub pedig kibővíti a lehetőségeket külső rendszerek integrációjával.
A ServiceNow hivatalos állásfoglalása szerint hosszú távon a Flow Designer és a Playbook Workflow megoldások jelentik a jövőt, a legacy Workflow Editor pedig fokozatosan kivezetésre kerül. Ezért minden olyan szervezetnek, amely jelenleg is klasszikus workflow-kat használ, érdemes felkészülnie a meglevő munkafolyamatok migrációjára.
Viktor Dávid
ServiceNow tanácsadó
Dávid több mint tízéves tapasztalattal rendelkezik a pénzügyi szektorban. Jelentősebb projektekben kiemelt szerepeket töltött be, míg kisebbekben PM tag volt. Az elmúlt három évben Dávid főként szolgáltatásorientált informatikai megoldásokon dolgozott. Vezető elemzőként számos bevezetési projektben vett részt, illetve támogatta a ServiceNow/ITSM szolgáltatásfejlesztő csapatot a pre-sales és értékesítési tevékenységek során.
Miért érdemes a legacy workflow-kat Flow Designer-alapú megoldásokra cserélni?
A ServiceNow által közzétett hivatalos dokumentációk és best practice-ek szerint a Flow Designer nemcsak technológiai frissítést jelent, hanem lehetőséget ad a folyamatok újragondolására, optimalizálására és skálázhatóbb üzemeltetésére is. A migrációs folyamat során az üzleti logika tárgyiasítása és a technikai megvalósítás átláthatóbbá, kezelhetőbbé válik. A Flow Designer olyan vizuális folyamattervező eszköz, amely az IT és a business oldal közötti kommunikációt is megkönnyíti.
Forrás: https://www.servicenow.com/products/platform-flow-designer.html#features
A Flow Designer megoldásra való áttérés kihívásai és kockázatai, valamint ezek kezelése
Bár a régebbi munkafolyamatok Flow Designer-re történő átültetése jelentős hosszú távú előnyökkel jár, maga az átállási folyamat nem teljesen mentes a kihívásoktól. A szervezeteknek tisztában kell lenniük a lehetséges kockázatokkal, és ennek megfelelően fel kell készülniük a sikeres és zökkenőmentes átállás biztosítására.
Az alábbiakban áttekintjük a főbb kihívásokat és lehetséges kezelésüket.
A régebbi munkafolyamatok összetettsége
Sok örökölt munkafolyamat évek során alakult ki, és összetett testreszabásokat, keményen kódolt logikát vagy dokumentálatlan függőségeket tartalmazhat. Ezek alapos elemzés nélküli egyszerű lemásolása a Flow Designerben nem hatékony vagy hiányos funkciókat eredményezhet.
Tanácsos az áttelepítés előtt részletes feltáró fázist végezni, és feltérképezni a folyamatlogikát és a függőségeket az újratervezési lehetőségek azonosítása és az elavult munkafolyamatok vakon történő másolásának elkerülése érdekében.
Az üzletmenet-folytonosság megszakadásának kockázata
Egy rosszul végrehajtott migráció leállást, késedelmet vagy hibát okozhat a kritikus üzleti folyamatokban, ami hatással lehet a cég működésre és a felhasználók elégedettségére.
Érdemes a munkafolyamatokat az üzleti kritikusság és a hatás alapján rangsorolni, illetve a ServiceNow sandbox- vagy tesztkörnyezetek használatával alaposan tesztelni az új folyamatokat, mielőtt azok élesítésre kerülnének.
Változáskezelés és felhasználói elfogadás
Még ha a technikai migráció hibátlan is, a végfelhasználók és a rendszergazdák számára kihívást jelenthet az új folyamatokhoz való alkalmazkodás, amennyiben nem kapnak megfelelő oktatást vagy tájékoztatást.
Javasolt a projekt korai szakaszában kidolgozni a kommunikációs- és képzési terveket, a fontosabb érintetteket már az újratervezési fázisban bevonni, az áttérést követően pedig egyértelmű dokumentációt és gyakorlati képzéseket biztosítani.
Erőforrás- és készség igények
Az összetett munkafolyamatok migrációja mind a korábbi Workflow Editor, mind az új Flow Designer keretrendszer esetében szakértelmet igényel. A tapasztalt erőforrások hiánya lelassíthatja a projektet, illetve csökkentheti a minőséget.
A kockázatok minimalizálása érdekében lehetőség van olyan speciális ServiceNow-tanácsadók igénybevételére, akik gyakorlati migrációs tapasztalattal rendelkeznek.
Az optimalizálási lehetőségek figyelmen kívül hagyása
A szervezetek beleeshetnek abba a csapdába, hogy a „fogjuk meg és tegyük át” módszerrel újrateremtik a régi hatékonysági hiányosságokat az új rendszerben, ahelyett, hogy az átállást folyamatoptimalizálási lehetőségeként használnák.
Érdemes a folyamatok javítását szem előtt tartó gondolkodásmódot elfogadni, ahol csak lehetséges megkérdőjelezni a meglévő lépéseket és leegyszerűsíteni a logikát, illetve az új folyamatokat a jelenlegi üzleti célokhoz és a ServiceNow legjobb gyakorlataihoz igazítani.
Forrás: https://www.servicenow.com/products/platform-flow-designer.html#features
Workflow migráció: hogyan érdemes nekiállni?
A ServiceNow migrációs új iránymutatásai és a Workflow Automation Center of Excellence szerint a legacy workflow-k Flow Designer-alapú folyamattá alakítása a következők szerint javasolt:
Legacy workflow-k azonosítása és katalogizálása
A migráció első lépése a jelenleg használatban lévő legacy workflow-k azonosítása, osztályozása és kockázatelemzése. A ServiceNow Workflow Migration Dashboard segítségével átlátható, mely folyamatok szorulnak cserére.
Prioritási sorrend kialakítása
Fontos meghatározni, mely workflow-k kritikusak az üzletmenet szempontjából. A gyakran futtatott vagy hibákra hajlamos folyamatokat érdemes először migrálni.
Folyamatok újratervezése (redesign)
Nem érdemes a meglévő workflow-kat egy az egyben átültetni. Ehelyett az üzleti igények alapján érdemes a folyamatokat újratervezni, figyelembe véve a Flow Designer logikáját és lehetőségeit.
Új flow-ok létrehozása és tesztelése
A Flow Designer segítségével low-code módon, vizuálisan hozhatók létre új folyamatok. A ServiceNow sandbox környezet használatával biztonságosan tesztelhető a működés.
Dokumentálás és oktatás
A migráció után elengedhetetlen a megfelelő dokumentáció és oktatás biztosítása a felhasználói és adminisztrátori oldalon egyaránt.
Monitorozás és optimalizálás
A bevezetett flow-k monitorozása segít a hibák kiszűrésében és a további optimalizálásban. A Flow Designer beépített naplózási és hibakeresési funkciói ehhez hatékony eszközöket nyújtanak.
Forrás: https://www.servicenow.com/products/platform-flow-designer.html#features
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
Mi a különbség a ServiceNow Workflow Editor és a Flow Designer között?
A ServiceNow Workflow Editor egy hagyományos eszköz, amelyet összetett munkafolyamatok létrehozására használnak egy grafikus felületen szkriptelés segítségével. A Flow Designer ezzel szemben egy modern, alacsony kódú funkció a platformon, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy intuitívabb, vizuálisabb és skálázhatóbb megközelítéssel, komolyabb szkriptek készítése nélkül tudjanak folyamatokat kialakítani és automatizálni. A Flow Designer az IntegrationHub segítségével könnyebben integrálható külső rendszerekkel is.
A ServiceNow Workflow Editor egy elavult megoldás?
Igen, a ServiceNow fokozatosan kivezeti a klasszikus Workflow Editor eszközt. Bár egyelőre még támogatott, a ServiceNow stratégiai iránya arra ösztönzi a felhasználókat, hogy a jobb skálázhatóság, karbantarthatóság és jövőállóság érdekében a meglévő munkafolyamatokat a Flow Designer és a Playbook megoldásokra migrálják.
Hogyan lehet a meglevő munkafolyamatokat a ServiceNow Flow Designer megoldásba migrálni?
A jelenlegi munkafolyamatok Flow Designer eszközbe történő migrációja több alapvető lépést foglal magában: a meglévő munkafolyamatok azonosítása és katalogizálása, prioritásuk meghatározása az üzleti kritikusság alapján, a folyamatok újratervezése, az új folyamatok létrehozása és tesztelése, a változások dokumentálása és a felhasználók képzése. A ServiceNow olyan eszközöket is kínál, mint a Workflow Migration Dashboard, amelyek támogatják ezt a folyamatot.
Milyen előnyökkel jár a ServiceNow Flow Designer használata?
A Flow Designer egy alacsony-kódolású környezetet biztosít a folyamatautomatizálás kiépítéséhez, így egyaránt elérhetővé téve azt a technikai és nem technikai felhasználók számára is. Javítja a folyamatok átláthatóságát, skálázhatóságát és karbantarthatóságát, illetve az IntegrationHub megoldással támogatja a külső rendszerekkel való egyszerű integrációt. Emellett csökkenti az egyéni szkriptek használatának szükségességét, felgyorsítva a fejlesztést és a hibaelhárítást.
Mennyi időt vesz igénybe a munkafolyamatok Flow Designer megoldásra történő áttelepítése?
A munkafolyamatok migrációjához szükséges idő a meglévő munkafolyamatok számától, összetettségétől és testreszabásának szintjétől függ. Az egyszerű munkafolyamatok gyakran néhány nap alatt áttelepíthetők, míg a rendkívül összetett, összekapcsolt munkafolyamatok esetében több hétre is szükség lehet, különösen, ha a folyamatok újratervezéséről vagy optimalizálásáról is szó van.
Mi az a ServiceNow IntegrationHub?
Az IntegrationHub a ServiceNow platform olyan funkciója, amely lehetővé teszi a ServiceNow és a külső rendszerek, például az SAP, a Salesforce, a Microsoft Teams és más megoldások közötti egyszerű integrációt. Zökkenőmentesen működik együtt a Flow Designer eszközzel, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy különböző platformokon automatizálják a folyamatokat anélkül, hogy nagyobb mennyiségű kódot kellene írniuk.
Támogatásra van szüksége a ServiceNow munkafolyamat-migrációjához?
Amennyiben a meglevő munkafolyamatok Flow Designer megoldásra történő migrációját fontolgatja, vagy szakértői támogatást keres, a MINDSPIRE Consulting csapata készséggel áll rendelkezésére az értékelés, az újratervezés, a migráció és az optimalizálás terén.
Összefoglalás
A ServiceNow modernizálási törekvéseinek megfelelően érdemes a legacy workflow-kat fokozatosan, de ütemezetten lecserélni Flow Designer-alapú megoldásokra. A folyamatok migrációja nem csupán technológiai, hanem üzleti transzformációs lehetőséget is jelent.
Cégünk, a MINDSPIRE Consulting professzionális tanácsadói évek óta foglalkoznak ServiceNow implementációval és fejlesztéssel, hivatalos ServiceNow partnerként pedig széleskörű tapasztalattal rendelkezünk az üzleti és technikai migráció területén is.
Szívesen segítünk ügyfeleinknek a jelenlegi rendszerek felmérésétől kezdve, az újratervezett folyamatok kialakításán át, egészen a tesztelésig és oktatásig bezárólag. Forduljon hozzánk bizalommal bármilyen ServiceNow-hoz kapcsolódó workflow, flow vagy automatizációs kérdésben!
Ismerje meg a MINDSPIRE kapcsolódó szolgáltatásait:
Szolgáltatásmenedzsment és ServiceNow
szolgáltatások
Kérdése vagy megjegyzése van a bejegyzéssel kapcsolatban?
Küldje el üzenetét és munkatársaink felveszik Önnel a kapcsolatot!
Legújabb szolgáltatásmenedzsment referenciáink
Többet szeretne tudni Szolgáltatásmenedzsment szolgáltatásainkról?
További információkért kattintson ide: