MINDSPIRE BLOG
Kövesse a MINDSPIRE közösségi oldalait!
Bevezetés
Szolgáltatásmenedzsment szakértőink az elmúlt időszakban számos ServiceNow bevezetési projektben vettek részt. Bejegyzésünkben röviden bemutatjuk a megoldás SPM moduljának legfontosabb funkcióit.
A gyorsan változó üzleti környezetben, ahol a vevők, ügyfelek és partnerek is egyre hamarabb szeretnék megkapni az általuk igényelt termékeket és szolgáltatásokat, a szervezetek számára egyre fontosabbá válik, hogy a stratégiai céljaik, az IT kezdeményezéseik és a rendelkezésükre álló erőforrások a lehető legjobban össze legyenek hangolva.
A ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM) modul pontosan ezt a célt szolgálja, széles eszközkészletet kínálva a különböző ötletek, igények, projektek és erőforrások kezelésére.
A ServiceNow stratégiai portfólió menedzsment modulja lehetővé teszi, hogy a különböző szervezetek, vállalkozások átlátható módon priorizálják és kezeljék a kezdeményezéseiket, illetve emellett a folyamatos üzleti és technológiai fejlődésüket is biztosítsák. A megoldás nemcsak a projektmenedzsmentet, hanem a stratégiai célok és portfóliók átfogó kezelését is magába foglalja, ezért jó választás lehet a közép- és nagyvállalatok számára, amelyek több összetett projektet és kezdeményezést kezelnek egyszerre.
Cégünk, a MINDSPIRE Consulting kiterjedt tapasztalatokkal rendelkezik a szolgáltatásmenedzsment és a ServiceNow megoldás terén, amelyről további információkat itt érhet el: https://mindspire.hu/szolgaltatasmenedzsment-es-servicenow/
Cikkünkben a ServiceNow SPM moduljának alapfunkcióit mutatjuk be, illetve felvázoljuk, hogy kinek jelenthet tökéletes megoldást az alkalmazás használata.
Erdész Zsombor Bálint
ServiceNow tanácsadó
Zsombor pályafutását a pénzügyi szektorban kezdte, ezt követően immár hat éve a pénzügyi informatika területén dolgozik, az IT irányítás témakörén belül a szabályzatok megalkotására, folyamatok és működési keretrendszerek kialakítására fókuszálva.
Tapasztalatai révén átfogó ismeretekkel rendelkezik a nagyvállalati IT terén, kiemelten a pénzügyi iparágban, ahol projekt- és projektportfólió-, valamint erőforrás-menedzserként szerzett tapasztalatokat.
A ServiceNow SPM moduljának fő funkciói
1. Idea Management (Ötletkezelés)
Az ötletek kulcsszerepet játszanak minden szervezet innovációs folyamatában. A ServiceNow Idea Management eszköze lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy központosított módon gyűjtsék össze és kezeljék a különböző elképzeléseket, biztosítva ezzel, hogy az értékes kezdeményezések ne sikkadjanak el.
Az Idea Management funkció lehetőséget nyújt a szervezet minden tagjának arra, hogy javaslatokat dobjanak be egy ötletdobozba, ahol ezeket a felvetéseket kategorizálni, elemezni és értékelni lehet.
A javaslatok rögzítése kategóriák és címkék alapján történik, így egyszerűen lehet rendszerezni és keresni közöttük. Az ötletek rangsorolása alapvetően az üzleti prioritások és a várható hatások alapján történik, de további szempont lehet például a megvalósíthatóság vagy a stratégiai illeszkedés, illetve emellett egyedi értékelési kritériumokat is létre lehet hozni.
Ezzel az ötletkezelő modul nemcsak a döntéshozók munkáját könnyíti meg, hanem lehetőséget is ad arra, hogy az egész szervezet részt vegyen az innovációban. Az ötleteket és újítási javaslatokat pedig a megfelelő döntések után könnyen elindíthatjuk a megvalósítás útján, legyenek azok bármekkora méretűek.
2. Demand Management (Igénykezelés) a ServiceNow SPM moduljában
Az igények kezelése egy másik alapvető funkciója a ServiceNow SPM moduljának. A Demand Management révén a szervezetek képessé vállnak azonosítani és rendszerezni azokat az üzleti és technológiai igényeket, amelyek új projekteknek és kezdeményezéseknek lesznek az alapjai. A megoldás az igények részletes összeállítását, specifikálását éppúgy támogatja, mint a prioritások meghatározását.
Az igények különböző forrásokból érkezhetnek, a már említett ötletekből, a Service Portalon keresztül, de akár e-mailekből vagy más alkalmazásokból is. A Demand Management felület biztosítja az összes igény transzparens kezelhetőségét, kategorizálását és rendszerezését.
Jelentősebb mennyiségű fejlesztési igény esetén a priorizálás már a tervezési szakaszban is kihívást jelenthet a cégek számára. Emellett a különböző területekről érkező elvárások számos, akár egymásnak ellentmondó érdeket is képviselhetnek, amelyek összehangolása sem egyszerű feladat.
A Demand Management egy jól személyre szabható, dinamikus scoring megoldást kínál erre a problémára. Továbbá az igények kiértékelésekor figyelembe vehető, hogy mennyire illeszkedik az adott kezdeményezés a szervezet hosszú távú stratégiájához, emellett az alkalmazás támogatja az érték-alapú döntéshozatalt is.
A ServiceNow SPM moduljában az igénykezelés nagymértékben automatizálható, így minden részleg képes megfelelően kezelni az igényeket, illetve biztosítani a hatékony kommunikációt és munkavégzést. Az igények központi rögzítése megkönnyíti a projektportfóliók hatékony priorizálását és hozzájárul az erőforrások optimális kihasználásához.
Már az igény meghatározása során megadhatjuk a pénzügyi és erőforrás terveket, a ROI számítást, a kapacitáskezeléssel pedig hosszabb távú terveket tudunk felállítani.
3. Project Management (Projektmenedzsment) a ServiceNow SPM moduljában
A ServiceNow SPM projektmenedzsment modulja átfogó eszközkészletet kínál a projektek tervezéséhez, végrehajtásához és ellenőrzéséhez. A jól strukturált és nyomon követhető projektmenedzsment lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy világosan meghatározott célokat tűzzenek ki, részletes terveket készítsenek, illetve határidőre lezárják a projektjeiket. A modul integrálja az erőforrás-, idő- és költségvetés tervezést, így minden projekt esetén biztosítható a hatékony megvalósítás.
Már az indítás során nagy segítséget nyújtanak a projektsablonok, amik előre definiált munkafolyamatokat és lépéseket tartalmaznak, ezzel segítve a projektvezetők munkáját.
A rendszer lehetőséget ad Gantt-diagramok, feladatlisták és riportok használatára, amelyek segítik a projektben résztvevőket a folyamatok áttekintésében és az előrehaladás ellenőrzésében. Az SPM integrációja más ServiceNow modulokkal, például az IT Service Managementtel (ITSM), lehetővé teszi a projekt és az IT szolgáltatások közötti szoros együttműködést.
A megvalósítás során a projekt minden részletét és tényezőjét a megoldáson belül lehet nyomon követhetni. Legyen szó ütemtervekről, kockázatkezelésről, változtatási igényekről (CR, change request) vagy stakeholder menedzsmentről, a ServiceNow SPM modulja a projektmenedzsmenthez szükséges összes eszközt tartalmazza, így más szoftverre nincs szükség a tevékenységek teljes körű nyomon követéséhez.
Az automatikusan generált projekt státuszriportok pedig a projektmenedzserek életét könnyítik meg.
A megoldás egyszerre képes retrospektív áttekintést adni a projektekről a beépített, személyre szabható riportok segítségével, illetve pillanatnyi képet mutatni a tevékenységekről, a valós idejű pénzügyi követés, illetve a kockázat- és problémakezelés segítségével, valamint emellett megtervezni a jövőt erőforrás- és kapacitás kimutatásokkal és különböző szcenáriók felállításával.
A ServiceNow SPM projektmenedzsment moduljának segítségével a projekt végén záró dokumentációt is készíthető, amely tartalmazza az összes releváns adatot, legyen szó költség-, erőforrás-, idő- vagy eredmény jellegű információkról.
4. Portfolio Management (Portfóliómenedzsment) a ServiceNow SPM moduljában
A portfóliómenedzsment a ServiceNow SPM egyik legfontosabb funkciója, amely lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy stratégiai szinten kezeljék projektjeiket és programjaikat. A portfóliómenedzsment révén a szervezetek képesek az üzleti prioritásokat közvetlenül összekapcsolni a projektek és erőforrások kezelésével, biztosítva, hogy minden projekt összhangban legyen a vállalati célokkal.
Az egyes portfóliók teljes életútját támogatja a modul, a becsatornázott ötletektől kezdve az utoljára lezárt projektig. A ServiceNow projektportfólió-menedzsment megoldása mindezt egy könnyen áttekinthető felületen, intuitív felhasználói élményt biztosítva teszi lehetővé, olyan egyedi riportok és KPI-ok segítségével, amelyekkel az egyes portfólió elemek előrehaladása és sikere könnyen mérhetővé válik.
5. Resource Management (Erőforrásmenedzsment) a ServiceNow SPM moduljában
Az erőforrásmenedzsment a projektek sikerének egyik kulcsfontosságú eleme. A ServiceNow SPM erőforrásmenedzsment eszközei támogatják a szervezeteket az emberi erőforrások, eszközök és más kritikus erőforrások allokációjának optimalizálásában. Ez különösen fontos abban az esetben, ha több projekt fut párhuzamosan, mivel ekkor biztosítani kell, hogy az erőforrások egyes tevékenységeken átívelő elosztása is hatékony és fenntartható legyen.
Az erőforrás-tervező funkciók lehetővé teszik, hogy munkatárs, csapat vagy kompetencia szinten történjen a tervezés és a jóváhagyás. A megoldásban a kulcsszereplőket megnevezve is lehet tervezni, a sok közreműködőt igénylő feladatok kezelését megkönnyítheti egy-egy csapat foglalása, az erőforrás-gazdák pedig szabadon delegálhatják munkatársaikat egy-egy feladatra, ha kompetencia alapon történik a kiválasztás.
Ezeken kívül a ServiceNow SPM erőforrásmenedzsment modulja lehetőséget ad az erőforrások elérhetőségének valós idejű nyomon követésére, ami megkönnyíti a projektmenedzserek és erőforrás-gazdák számára az erőforrások dinamikus újraallokálását a projekt követelményei és a prioritások változásainak figyelembevételével. Az erőforráskezelés integrált rendszere révén a szervezetek elkerülhetik a túlterhelést, így fokozva a hatékonyságot és a termelékenységet.
A ServiceNow stratégiai portfólió menedzsment moduljának összefoglalása
A fenti funkciókon kívül számos más lehetőséget is nyújt a modul, amely az agilis projektvezetés támogatásától kezdve a stratégiai tervezésen át a tesztmenedzsmentre is kínál megoldásokat.
A fentiek alapján is jól látható, hogy a ServiceNow Strategic Portfolio Management modulja komplex alkalmazás, számos szereplő használhatja kiterjedt funkcióit, illetve ennek megfelelően a benne rejlő lehetőségek is sokrétűek. Éppen ezért átfogó megoldást kínál a projektek, igények és erőforrások átlátható és hatékony kezelésére. Az ötletek begyűjtésétől kezdve az igények felmérésén és a projektek nyomon követésén át a portfóliók optimalizálásáig minden funkció a szervezeti célok elérését szolgálja. Az SPM modul használata különösen előnyös a nagyobb, összetett projekthálózatot működtető vállalatok számára, amelyek stratégiai szinten szeretnék kezelni kezdeményezéseiket és erőforrásaikat.
Az eszköz nagyfokú konfigurálhatóságot biztosít, az eltérő kultúrával rendelkező szervezetek is megtalálhatják vagy kialakíthatják benne azokat a folyamatokat és működési mechanizmusokat, amelyek a napi működésüket maximálisan, kompromisszumok nélkül ki tudják szolgálni.
A ServiceNow Strategic Portfolio Management moduljában található automatizmusok pedig csökkentik az adminisztrációs terheket, így gyorsabb és hatékonyabb működést biztosítanak.
A ServiceNow SPM moduljával kapcsolatos ajánlásaink
Az SPM modul bevezetését különösen ajánljuk olyan közepes és nagyvállalatok számára, amelyeknek szükségük van az összetett projekt- és portfóliókezelés átlátható és integrált megoldásaira. Azok a szervezetek, amelyek gyakran találkoznak forráshiánnyal, több párhuzamos projektet menedzselnek, vagy amelyek számára kiemelten fontos az üzleti és IT célok összehangolása, jelentős előnyökre tehetnek szert a ServiceNow Strategic Portfolio Management moduljának segítségével.
A megfogalmazás furcsának tűnhet, de mint minden rendszer, az SPM is akkor működik, ha használják. A táblázatokhoz, sok alkalmazásban széttöredezett folyamatokhoz szokott szervezetnek a modul használata elején ez a megoldás összetettnek tűnhet, de gyorsan tanulható és már rövid távú használatával nagy előnyöket lehet realizálni, ebben, illetve az eszköz bevezetésében pedig csapatunk szívesen nyújt támogatást.
Amennyiben kérdése van a ServiceNow Strategic Portfolio Management moduljával kapcsolatban, kérjük vegye fel a kapcsolatot szolgáltatásmenedzsment szakértőinkkel!
Ismerje meg a MINDSPIRE kapcsolódó szolgáltatásait:
Szolgáltatásmenedzsment és ServiceNow
szolgáltatások
Kérdése vagy megjegyzése van a bejegyzéssel kapcsolatban?
Küldje el üzenetét és munkatársaink felveszik Önnel a kapcsolatot!
Legújabb szolgáltatásmenedzsment referenciáink
Többet szeretne tudni Szolgáltatásmenedzsment szolgáltatásainkról?
További információkért kattintson ide: