Igazságot a PMO-nak!

MINDSPIRE BLOG

Kövesse a MINDSPIRE közösségi oldalait!

Déri Katalin

Senior tanácsadó, PMO szolgáltatások

Kati több, mint 20 éves tanácsadói tapasztalattal rendelkezik, az elmúlt 10 évben elsősorban projektmenedzsment és PMO területen dolgozott. Tapasztalata kiterjed kisebb projektek vezetése mellett komplex projektek és programok PMO támogatására. Hisz a PMO szolgáltatás értékteremtő képességében, MINDSPIRE PMO kerekasztal beszélgetés szervezőjeként ezt a témát járta körbe.

Mire jó valójában a PMO? – A sikeres projektek láthatatlan motorja

„A PMO nem csupán egy adminisztratív feladatkör, hanem a projektek és programok vezetőinek kritikus gondolkodású partnere, amely szervezetten, egyedi módszertannal biztosítja a leszállítás sikerét.”

Egy jól felépített projektmenedzsment iroda azonban jelentősen megnövelheti a projektmenedzser és a csapat teljesítőképességét. A modern projektirodák többféleképpen tudnak hozzáadott értéket teremteni, és ezáltal hozzájárulni a projekt sikeréhez:

• Strukturált irányítás: A döntéshozatali fórumok (Steering Committee, Operating Committee) támogatása, ahol átláthatóan kezelhetők a legfontosabb kérdések és eszkalációk.
• Módszertan és eszköztár: Ismeri a komplex projektek felépítését, az egymásra épülő fázisokat, azok feladatait. Az egységes munkavégzést kész sablonokkal és értő koordinációval támogatja.
• Átláthatóság és dokumentáltság: A PMO által biztosított transzparens működés és precíz dokumentáció révén a vezetőség rendszeresen valós képet kap a projekt előrehaladásáról, a kockázatok pedig időben azonosíthatóvá válnak.
• Erőforrástervezés: Elősegíti a megfelelő, nevesített erőforrások bevonását a projektbe, azonosítja és előre jelzi a szűk keresztmetszeteket, valamint kockázatcsökkentő intézkedéseket kezdeményez.
• Ütemezés, státusz: Támogatja a projektterv elkészítését, különös figyelmet fordít a különböző munkacsoportok közötti integrációs pontokra, illetve nyomon követi a terv megvalósítását is. Hajlandó és képes megérteni az egyes munkacsoportok státuszát, a felmerülő problémák eszkalációját, valamint a döntéshozatalt jól strukturált összefoglalók készítésével támogatja.
• Operatív hézagpótlás: Betölti a funkciók közötti réseket, mert mindig akadnak olyan feladatok, amelyeket senki sem érez magáénak, de valakinek mégis végre kell hajtania.
• Tehermentesíti a projektvezetőt: Annak érdekében, hogy ő a stratégiai irányításra fókuszálhasson.

„Milyen konkrét előnyöket tud nyújtani a PMO? Gyakran előfordul, hogy az egyes rendszerek szállítói elavult megközelítéssel, egymással sem kommunikálva próbálnak bevezetni komplex megoldásokat. Ilyenkor jelentős mértékben hozzájárul a sikertelenség elkerüléséhez, ha PMO támogatással és módszerekkel segítjük a leszállítást.”

Ha nincs PMO, akkor is van PMO?

A bankszektor különböző szereplőinél azt tapasztaltuk, hogy a magas prioritású, összetett projektek esetén mindig megjelenik egy központi, projektvezetőt támogató réteg. Ezt a funkciót eltérően nevezik, lehet PMO (Project Management Office), projektiroda, delivery management, project governance stream, project management stream, vagy egyszerűen koordinációs csapat.

Az elnevezés változó, de az alapvető szerep ugyanaz. Egy bizonyos méret és komplexitás felett még a legtapasztaltabb és legnagyobb teherbírású szakmai projektvezető sem tudja egyedül ellátni az összes koordinációs és riporting feladatot.

Egy nagy projekten a projektvezetőnek szüksége van olyan támogató szereplőkre, akik átlátják a teljes projektet, ezáltal képesek gyorsan értelmezni az iránymutatásokat, és érdemben hozzájárulni a feladatok pontosításához és delegálásához.

Tapasztalataink szerint a jó streamvezetők, azaz az adott szakmai területért, feladatcsoportért felelős operatív irányítók, értelmes feladatokon szeretnek dolgozni, ezért elengedhetetlen a kommunikációra is energiát fordítani, el kell érni, hogy megértsék, miért fontos a projektvezető által kért feladat. Ebben a PMO hatékonyan tud közreműködni. A fordított irányú információáramlásban is támogatást biztosít a PMO, bekéri és megérti a munkacsoportok státuszát, elősegíti a felmerülő problémák eszkalációját.

Projektenként változó, hogy milyen méretű és összetételű csapatokkal dolgozunk, hogyan történik a feladatkiosztás, és az egyes szerepköröket PMO, projektvezető, delivery manager vagy egyéb néven illetjük.

A feladat terjedelmétől függően egy kisebb, 3-4 fős PMO is elegendő lehet, ami kizárólag a projektvezetői feladatokat támogatja.

Jelentősebb méretű, komplexebb programok esetén dolgoztunk már nagylétszámú, 15+ fős PMO csapattal is, ami a munkacsoport-vezetőket a tervezési, beszámolási és management feladatokban is tudta támogatni.

Tipikus PMO szerepkörök

A PMO által ellátott feladatkörök és az ehhez szükséges kompetenciák sokszínű képet mutatnak. Az alábbiakban bemutatjuk a jellemző szerepköröket.

• PMO lead: Szenior munkatárs, aki releváns projektvezetői és banki tapasztalatával támogatja az ügyféloldali projektmenedzsert. Segít a projektre szabott módszertan kialakításában, koordinációs és integrációs szerepet betöltve közreműködik a tervezési feladatokban, a projektstátuszokon keresztül tájékozódik és irányít, összeállítja a projekt beszámolókat, sőt szükség esetén le is vezeti a Steering Committee meetingeket. Előfordulhat, hogy egy szervezet a kettős projektirányítás mellett dönt, ekkor a PMO lead-et egész egyszerűen projektvezetőnek fogják hívni. Ilyen esetekben van egy szervezeten belüli PM, aki ismeri a cég kultúráját, eléri a stakeholdereket, illetve emellett a külső tanácsadó cég is biztosít egy projektvezetőt, aki a belső projektmenedzsert támogatja az operatív projektvezetői feladatokban.
• Szenior / medior PMO munkatárs: Jellemzően a riportok és státuszok elkészítésében, illetve a kommunikációs feladatokban támogatja a projektvezetőt.
• Junior PMO munkatárs: Junior tanácsadói feladatokat, valamint helyenként klasszikus titkárnői vagy asszisztensi feladatokat is ellátnak, mint például megbeszélések szervezése, kontaktlista karbantartása, utazások szervezése, jogosultságok kezelése, vagy timesheet nyilvántartások vezetése.
• Munkacsoportot támogató PMO: Az ügyféloldali vezetők számos esetben olyan szakemberek, akik a szokásos napi feladataik mellett végzik a munkacsoport irányítását. Ilyen helyzetekben különösen értékes a koordinációs támogatás egy olyan munkatárs részéről, aki segíti a projektfeladatok megértését, megtervezését és nyomon követését. Emellett megszervezi a megbeszéléseket, gondoskodik az ott meghatározott feladatok, felelősök, határidők egyértelmű rögzítéséről. Támogatást nyújt továbbá a döntéselőkészítő anyagok, valamint a projektbeszámolók munkacsoportra vonatkozó részeinek elkészítésében. Sokszor ezt a szerepkört projektvezetők töltik be.
  Tapasztalataink szerint a különböző ügyfeleknél futó komplex projekteken ezek a feladatkörök jellemzően mindenhol megjelennek – legfeljebb az változik, hogyan nevezzük őket.

Lehet eredményes és hatékony a PMO szakmai hozzáértés nélkül?

A PMO elsődleges feladata a projektvezetési módszertan ismerete és alkalmazása. Ismernie kell az egymást követő projektfázisokat, az egyes szakaszokokhoz tartozó feladatokat, valamint azt, hogy miként biztosítható ezek tényleges végrehajtása.

Képesnek kell lennie a menedzsment elvárásainak a projekt nyelvére történő „lefordítására”, az információk értelmezésére és összefoglalására, illetve a projekten felmerülő döntést igénylő kérdések értelmező bemutatására az érintett szereplők számára.

A hatékony működést elősegíti, ha a PMO a koordinált terület szakmai hátterét is ismeri. Ezért a MINDSPIRE arra törekszik, hogy például a munkacsoportok támogatását releváns tapasztalattal rendelkező kollégák végezzék. Ugyanakkor új területen sem lehetetlen helytállni, a szükséges ismeretek a projekt során is megszerezhetők, a szakmai csapatokkal való szoros együttműködés révén.

A PMO szerepe nem merül ki a státuszok összeállításában és a dokumentáció elkészítésében. Felelőssége, hogy megértse a feladatokat, átlássa a státuszok mögötti tartalmat, valamint értelmezni tudja a felmerülő problémákat. Feladata a kockázatok azonosítása, jelzése, valamint mitigációs javaslatok kidolgozása. Bár mindez hatékonyabban működik megfelelő szaktudás és tapasztalat birtokában, a megfelelő projektmenedzsment-gyakorlat és hozzáállás sok esetben képes kompenzálni ezek hiányát.

„Kell-e attól félni, hogy megvezetnek mert nem értek ahhoz, ami a projekt alap szakmai terjedelme? Szerintem nem, mert közös érdek a sikeres projektleszállítás, és az én dolgom ebben az, hogy úgy szervezzem meg és úgy kontrolláljam, hogy sikerüljön, az övék pedig az, hogy leszállítsák. És ehhez bíznunk kell egymásban. Az én dolgom nem független az övéktől és nem egymással szemben állunk. Fontos, hogy ezt meg tudd értetni a csapattal.”

A PMO szerepe: adminisztráció, támogatás, vagy végrehajtás?

Aki idáig eljutott a cikkben, annak valószínűleg már nem kérdéses, hogy a PMO szerepe nem merül ki az adminisztratív és „titkárnői” feladatok ellátásában. Természtesen vannak ilyen jellegű feladatok is, de határozottan nem ez a tevékenység fő fókusza.

Emellett sokakat foglalkoztat az a kérdés is, hogy a PMO szerepe csupán a projektfeladatok támogatására korlátozódik, vagy aktívan részt vesz azok végrehajtásában is.

Szerintünk a PMO valódi hozzáadott értéke nem a projektfeladatok tényleges elvégzésében vagy a leszállítandó termékek előállításában rejlik, hanem annak a keretrendszernek a felállításában, amely biztosítja a projekt időben és szervezetten történő megvalósulását. A PMO végigkíséri és támogatja ezt a folyamatot, az erősen egymásra ható, többdimenziós problémákat és feladatokat átláthatóvá és kezelhetővé teszi, a komplexitást egységes rendszerré, a bizonytalanságot döntési helyzetekké alakítja, a sokszereplős működést pedig összehangolt végrehajtássá formálja.

A PMO számos feladatot ellát, de ezek jellemzően nem a tényleges leszállításhoz kapcsolódnak.

• Nem a PMO azonosítja a régi és új rendszer közötti eltéréseket, viszont biztosítja, hogy ezek érthetően legyenek dokumentálva, strukturálva és priorizálva, lehetővé téve a projekt tervezését.
• Nem a PMO készíti el a specifikációkat, beállításokat, fejlesztéseket, de megszervezi a szükséges egyeztetéseket, tájékoztatja a stakeholdereket a státuszról.
• Tesztelni sem a PMO tesztel, de eléri, hogy a teszt riportok a management számára is könnyen átlátható és értelmezhető képet mutassanak.
• Ha rendszercseréről van szó, akkor a nagy napon az adatmigrációt és annak ellenőrzését sem a projektiroda végzi, de gondoskodik arról, hogy az üzlet ellenőrizze le és hagyja jóvá az adatmigráció eredményét, és a menedzsment végig folyamatos, pontos képet kapjon az előrehaladásról.

Majd aztán amikor sikeresen élesbe áll a projekt, akkor boldogan hátradől, és jóleső mosollyal nyugtázza: sikerült, MEGCSINÁLTÁK!

(Az idézetek a PMO kerekasztal beszélgetésből származnak)

Ismerje meg a MINDSPIRE kapcsolódó szolgáltatásait: