/*Blog module replace 'read more' text*/

Hogyan válasszuk ki a legjobb projektmenedzsment eszközt egy tanácsadó cég számára?

MINDSPIRE BLOG

Kövesse a MINDSPIRE közösségi oldalait!

júl 5, 2021 | Projektmenedzsment blog

Meglehetősen sok időt töltöttünk az ideális projektmenedzsment eszközének kiértékelésével és kiválasztásával a MINDSPIRE számára.

Bejegyzésünkben megosztjuk tapasztalatainkat és a kiértékelési folyamat tanulságait.

Őszintén szólva amikor megbízást kaptunk arra, hogy kiválasszuk a legjobb projektmenedzsment eszközt egy tanácsadó cég számára, azt hittem, hogy unalmas hetek várnak ránk.

Először rá kellett hangolódnom a témára, és ez tovább tartott, mint maga a feladat végrehajtása. Némi segítséget jelentett, hogy olyan kollégákkal kellett dolgoznom, akikkel a korábbi projekteken nagyon szerettem együttműködni. Okos, gyors felfogású, kreatív fiatalok, akiknek a lelkesedése átragadt rám is.

Hálám napról napra nőtt, és a végén el kellett ismernem, hogy egyértelműen hasznomra vált a feladat végrehajtása.

Mi volt a feladat, amelyet végre kellett hajtanunk?

Időről-időre előfordul, hogy felmerül az a kérdés, hogy milyen eszközkészletet használhatunk a projektmenedzsment támogatására? Egy meglevő és jól ismert módszert használjunk, vagy a szóban forgó projekt jellemzői miatt új megoldásokra és újítások bevezetésére lenne szükség?

Besze-Rábay Éva

Besze-Rábay Éva

Vezető tanácsadó, Projektmenedzser és PMO szakértő

Éva vezető projektmenedzser, aki több párhuzamosan futó projekt irányítását is képes kezelni. Különböző területeken dolgozott, mint például rendszerbevezetések, üzletfejlesztés, változáskezelés és létesítmények létrehozása.

A pénzügyi szektor mellett sikeresen vezetett projekteket más iparágakban is. Éva a MINDSPIRE PMO szakértői csapat tagja

Az egyik tanulság, amelyet egy nagyon összetett, kiemelt fontosságú és alaposan kiértékelt projekt végén felismertünk, az volt, hogy az adatgyűjtés és riportolás céljából, vagy pusztán az információk karbantartására létrehozott táblázatok tucatjai unalmasak, rettenetesek és néha túl bonyolultak voltak. Egyszerűen bosszantó volt, hogy egy tucatszor kattintva lehetett eljutni az „AX” oszlopba, ahol a releváns információk rögzítve lettek. További hátrány volt, hogy egyszerre csak egy ember használhatta megbízhatóan a platformot anélkül, hogy felülírja, ezáltal törölje az érintett adatokat. Nem is beszélve az állandó fejtörésről, hogy kiderüljön, melyik lehet a „legfrissebb verzió”.

Ezért segítséget kértünk a világhálótól, és célzott kutatást indítottunk a jelenleg rendelkezésre álló megfelelő projektmenedzsment és projekt adminisztrációs alkalmazások felméréséhez.

Hamar a bőség zavarával szembesültünk. Tényleg. Csak próbálja meg valaki beírni a „Projektmenedzsment eszköz” szavakat a keresőbe, és meglepően nagy számú találatot fog kapni.

Kattintottunk, megtekintettünk, olvastunk, tanulmányoztunk és számos megoldást vettünk fontolóra, mivel valóban rengeteg közül lehet választani.

Néha lenyűgöző eszközökkel szembesültünk, de olyan megoldásokat is találtunk, amelyeket azonnal elutasítottunk. A kiszűrtek közül néhányat a kiértékelési folyamat során később újra megnéztünk.

De mit is kerestünk pontosan?

Egy dologban biztosak voltunk, nevezetesen: az eszköznek meg kell felelnie szó szerint mindenféle igénynek. De mit is jelenthet valójában a „mindenféle”? Ezzel kezdődött a meglehetősen hosszú ötletelésünk.

Létrehoztunk egy kritériumregisztert, amely meghatározta az összes olyan paramétert, amelyeknek a preferált eszközöknek meg kellene felelniük. Az objektív feltételek, mint alapvető jellemzők mellett felsoroltunk néhány szubjektív kritériumot, amelyek előnyt jelenthetnek, majd elkezdtük sorba rendezni a megoldásokat, és végül egyezségre jutottunk.

Hogyan válasszuk ki a legjobb projektmenedzsment eszközt egy tanácsadó cég számára?

A kritériumok a következő voltak:

Projektmenedzsment képességek:

  • Projekttervezés erőforrással, mérföldkővel, időtartammal
  • Függőségek létrehozása
  • Státusz jelölése
  • Megfelelő feladat hierarchia
  • HR tervezés, munkaidő nyilvántartás
  • Költségvetés nyomon követése
  • Kockázat- és probléma jegyzék
  • Változáskezelés
  • Projektportfólió kezelése

Megjelenítés, riportok:

  • Áttekintő felület (dashboard), jelentéskészítés, fejlett elemzések (testreszabott megoldások)
  • Megjelenítés (pl.: Gantt-diagram, kritikus út)
  • Naptár nézet

Felhasználóbarát megoldások:

  • Exportálás más fájlformátumokba (xlsx, pdf, stb.)
  • Adatok importálása különböző forrásokból
  • Változások nyomon követése funkció, naplózás, előzmények
  • Mobilos alkalmazás
  • Sablonok
  • Felhasználóbarát, rugalmasság
  • Sebesség
      Kommunikáció, együttműködés:

      • Kommunikációs platformok
      • Szerepek és felelősségek, jogosultságkezelés
      • Külső felhasználók bevonása
      • Külső felhasználók által készített státuszriportok
      • Fájlkezelés, mellékletek
      • E-mail / SMS emlékeztető
      • Valós idejű módosítás
      • Felhő kompatibilitás

      Testreszabás:

      • Integrációk
      • Színkódolási lehetőségek
      • Skálázhatóság, testreszabott változatok
      • Munkafolyamat

      Egyéb (műszaki):

      • Helpdesk, ügyfélszolgálat
      • Szoftver frissítés
      • Verziókövetés (korábban bevitt adatok lekérése)
      • Megfelelőség, adatvédelem
      • Adattárolás mérete
      • Licencdíj
        Közös megegyezésünk alapján végül egy használható nyilvántartás jött létre a releváns eszközökről, és elkezdhettük a különböző alkalmazások kiértékelését.

        Az értékelés a súlyozott objektív és szubjektív kritériumok egyszerű pontozása volt, majd az eszközök végső rangsorolása – beleértve a már jól ismert megoldásokat is, amelyeket korábbi projektjeink során használtunk – egyszerű matematikai gyakorlat volt.

        E tevékenység során gyakran egyeztettünk a tapasztalatainkkal és megfigyeléseinkkel kapcsolatban, miközben kipróbáltuk a különféle eszközöket. Feliratkoztunk a demó verziókra, és amikor a próbaidőszak lejárt, hosszabbítást kértünk az értékesítőktől, így napi kapcsolatban álltunk a munkatársaikkal, így végül arra a következtetésre jutottunk, hogy az értékesítés és az ügyfélszolgálat reakciókészségét is értékelni kell.

        Páran túl proaktívnak tűntek, ami néha idegesítő volt. Mások pont annyit nyújtottak, ami elengedhetetlen volt.

        Egy esetben fordult elő, hogy a 30 napos ingyenes időszak lejárt, de még mindig szükségünk volt egy kis időre a kiértékeléshez, és további hosszabbítást kaptunk ingyenesen.

        Természetesen a MINDSPIRE potenciális ügyfél volt ezeknek a cégeknek, és az értékesítők meglátták az üzleti lehetőséget. Mindazonáltal kiváltságosnak éreztük magunkat, hogy a híres Szilícium-völgy vállalatai, még akkor is, ha csak egy irányítószám volt a bejegyzett székhelyünk címe, ennyire kommunikatívak voltak egy maroknyi emberrel, aki *.hu e-mail címekről lépett velük kapcsolatba.

        A kiértékelés eredménye

        Végül erőfeszítéseink meghozták az eredményt és ki merjük jelenteni, hogy a feladatot végrehajtottuk és sikeresen kialakítottunk egy 10+ listát a lehetséges jelöltekről. Saját „Magic Quadrant”-ot is létrehoztunk annak megerősítésére és bemutatására, hogy miért és hogyan jutottunk el a végső sorrendig.

        Ami azt illeti, ezen a ponton egy picit zavarba jöttünk. Annak ellenére, hogy végső célunk az volt, hogy találjunk valami jobbat az eddig használt eszközök helyettesítésére, mivel a levont tanulságok üzenete nyilvánvaló és egyértelmű volt, a kritériumregiszter szerint kiderült, hogy a korábban használt alkalmazásokat nem lehet ignorálni.

        A következő lépés az eredmények megosztása volt a többiekkel. Megkezdődött a PowerPoint diák gyártása, számos órát töltöttünk a prezentáció tartalmának összehangolásával, és bizonytalanságunk napról napra nőtt. Eközben az értékesítők, mármint az aktívak, akik folyamatosan hívtak minket vagy e-maileket küldtek azt kérdezve, hogy mikor fogjuk megrendelni az 500+ licencet.

        Az eredmény egy tetszetős prezentáció volt a menedzsment számára. Válaszuk azonban jól tükrözte azt a bizonytalanságot, amivel küzdöttünk. Ugyanis az általunk értékelt új eszközök ígéretesnek tűntek, képességeik elegendőnek és az elvárásoknak megfelelőnek tűntek, azonban a korábban használt alkalmazások nem bizonyultak kevésbé értékesnek, sőt nem is voltak kihagyhatók és lecserélhetők.

        Pontszámaink és értékelésünk alapján minden egyes eszköz, amelyet felsoroltunk a következő projektjeink potenciális támogató megoldásaként, több mint elfogadható volt, közel a jobb-felső sarokhoz a diagramon.

        Ennek ellenére maradt egy kérdés: valóban többet kínálnak-e, mint amiket már régóta használunk?

        Levontuk a tanúlságokat, és azok alapján azt javasolnánk, hogy maguk a felhasználók döntsenek arról, hogy az újonnan megismert és kiértékelt szoftverek jobb lehetőségeket kínálnak-e. Ugyanaz-ugyanaz, de más, ahogy egyes ázsiai emberek mondanák, és végül megértettem, mit is értenek ez alatt valójában.

        Elmondhatjuk, hogy annak ellenére, hogy a „szokásos” eszközök, amelyekkel dolgoztunk, ugyanazokkal a képességekkel bírnak, mint az újak, az új platformok azonban főként a megjelenítés, a testreszabás és az automatizálás terén különböznek.

        Rövid összegzések a kiértékelt projektmenedzsment eszközökről:

        • A Microsoft Excel egy jól ismert, folyamatosan fejlesztett termék, amely projektmenedzsment célokra korlátozott funkcionalitással rendelkezik.
          • A Microsoft Excel jelenleg a feladatlisták nyomon követésére szolgál a projektjeinken. Az általános funkciók jól ismertek a felhasználók körében, rugalmasságának köszönhetően nagyon hasznosak az inputok időben történő összegyűjtéséhez. Diagramok és statisztikák széles skálája hozható létre.
          • Fontos azonban, hogy az Excel önmagában nem helyettesíthet egy projektmenedzsment célszoftvert, mivel az alapvető PM funkciók hiányoznak. Sem megfelelő Gantt-diagramok, sem a dinamikus függőségek és mérföldkövek nem állnak rendelkezésre. Egyidejű munkavégzés nem lehetséges; az aktivitások naplózásának hiánya miatt a változások nyomon követése zavart okozhat. Az írási és olvasási hozzáférés a munkalapok és tartományok zárolásának lehetőségével lehetséges, de korlátozza az együttműködést.
        Excel képernyőkép
        monday.com képernyőkép
        • A Monday.com egy rugalmas és könnyen használható eszköz, fejlett testreszabási és automatizálási lehetőségekkel, egyedi riport megjelenítésekkel.
          • A Monday.com riportok jól testre szabhatóak; a színezés lehetővé teszi a könnyű nyomon követést.
            Az alapértelmezett listanézet a felhasználóbarát funkcióival ideális eszközzé teszi téma- és feladatlista karbantartáshoz.
          • Nem alkalmas összetett projektek kezelésére, mivel a feladat hierarchia korlátozott; csak két szint állítható elő, továbbá a Gantt-diagramon csak az 1. szintű feladatok vizualizálhatók. Még a riportok is csak az 1. szintű feladatokra működnek.
        • A Celoxis egy egyszerűen felfedezhető, magától értetődő eszköz, nagyon rugalmas, szép vizualizációval, amely hasznos a PowerPoint prezentációkhoz.
          • Közepes és nagy szervezetek számára a Celoxis egy teljes körű projektmenedzsment platform.
            Az összes szükséges projektmenedzsment képességgel, sőt fejlett szintű funkciókkal (mint például kockázatregiszter, RAID log, változtatási igények) is rendelkezik, amelyek egy helyen és könnyedén elérhetők.
          • A pénzügyi információk követésére is alkalmas feladat (task) szinten, amelyek fix díjas vagy ráfordítás (Time and Materials) alapú elszámolásúként jelölhetők.
          • Komplex riportok érhetők el, de létrehozásuk az eszköz mélyebb ismeretét igénylik. Az exportált adat riportok esetén további feldolgozásra van szükség Excelben.
        Celoxis képernyőkép
        TeamGantt képernyőkép
        • A TeamGantt egy nagyon praktikus és egyszerűen használható eszköz, amely az összes kötelező funkciót tartalmazza és gyorsan működik. A vizuális ábrázolások és riportok segítenek áttekinteni a projektet.
          A főbb funkciók, mint például a feladatok időzítése és feladat hierarchia is elérhető.
          • Az erőforrás allokáció a Gantt-diagram alatt jelenik meg, amely lehetővé teszi az esetleges túlfoglalásokat. Az összes feladat és mérföldkő szépen megjelenik a Naptár nézetben, sőt módosítható is. A TeamGantt nem tartalmaz olyan hasznos funkciókat, mint például a kockázat és probléma regiszter, vagy a budget kezelés.
          • A riportok készítése erősen korlátozott.
          • Nem támogatja a nagyobb méretű projekttervek létrehozását (felső szintű projektterv).
        • Az Asana is egy praktikus eszköz beépített, testre szabható sablonokkal, így a funkciói személyre szabhatóak a különböző célokra.
          • Az Asana egy nagyon letisztult és egyszerű listanézettel rendelkezik; ezen kívül az állapotcímkék testre is szabhatóak, ami lehetővé teszi a feladatok egyszerű nyomon követését.
          • Portfólió- és munkaterhelés kezelési funkciója minden igényt kielégít. A versenytársaitól eltérően testre szabott űrlapokat is létre lehet hozni benne.
          • Néhány alapvető projektmenedzsment szolgáltatás azonban hiányzik, mint például a több erőforrás hozzárendelése, a munkaidő rögzítés, a költségvetés kezelés, illetve a Gantt-diagram csak az első szintű feladatokat jeleníti meg, mint a monday.com. A riportok is nagyon korlátozottak.
        Asana képernyőkép
        Jira képernyőkép
        • A JIRA szoftver egy jól ismert, sok funkcióval rendelkező megoldás, amelyet főként problémamegoldás menedzsmentre használnak, de kiterjeszthető projektmenedzsment eszközzé is.
          • A JIRA szoftver mögött egy erős brand található, és a pénzügyi szektorban széles körben használják. A megoldás egy probléma és hibakezelő eszközként indult, de mára komplex munkamenedzsment rendszerré vált, ezért terminológiája eltér a projektmenedzsmentben alkalmazottól.
          • A legtöbb projektmenedzsment szolgáltatás csak bővítményeken és kiegészítőkön keresztül érhető el, amely további költségekkel jár.
          • A JIRA rendelkezik a legrugalmasabb munkafolyamattal, és a legszélesebb körű engedélybeállításokat tartalmazza. A kockázat- és probléma mátrix szépen jelenik meg, amihez egy komplex jóváhagyási folyamat társul. Széles skálája van a riportkészítési lehetőségeknek, de létrehozásuk bonyolultabb, mint a Microsoft Projectben.
        • A Microsoft Project Plan egy jól ismert és folyamatosan fejlesztett termék, a projektmenedzsment funkciók teljes skálájával, legyen szó bármilyen típusú projektről.
          • Riporting funkciója szinte korlátlan, az eszköz összetettségéhez képest pedig az előre definiált riportok könnyen használhatóak és szerkeszthetők.
          • Bár megbízható megoldásnak számít a piacon, még az online verzió is kissé elmarad a versenytársak eszközeitől az együttműködés támogatása, a vizualizáció és a felhasználóbarát jelleg tekintetben. A megfelelő használat sok gyakorlatot igényel. Erősen ajánlott egy magas szintű projekttervhez használni, de kevésbé kényelmes a feladatlisták nyomon követéséhez.
        MS Project képernyőkép

        Záró gondolatok arról, hogyan lehet kiválasztani a legjobb Projektmenedzsment eszközt egy tanácsadó cég számára.

        A feladat teljesítése során néhány igazán értékes és hasznos ismeretre tettünk szert cégen belül. Megismertük a kiértékelt eszközöket, és készek vagyunk azokat felhasználni és alkalmazni a jövőbeni projektjeinkben.

        Ennek eredményeként látókörünk kiszélesedett, most már más módon is meg tudjuk közelíteni a projekt adminisztrációt és a projektmenedzsmentet. A kiértékelt platformok megmutatták, hogy mit tudunk még bepíteni a projektmenedzsment módszertanunkba az adminisztrációs feladatok terén, legyen szó például például a változásnapló és a verziójegyzék alkalmazásáról, az egyszerű költségelemek nyomon követéséről, vagy a felhasználói jogosultsági korlátok és akár a felhasználói hierarchia beállításáról.

        Ezen túl pedig nagyon élveztük a munkát!

        Cégünket széleskörű szakértelem és tapasztalat jellemzi, amely ezentúl magában foglalja a különféle projektmenedzsment eszközök átfogó ismeretét is. Az összegyűjtött információkat beépítettük belső tudásbázisunkba és képzési anyagainkba is.

        Ha új projektet tervez, legyen szó zöldmezős rendszerbevezetésről, frissítésről, integrációs feladatról vagy akár egy BPR feladatról, és szállító partnert keres, vagy egyszerűen csak projektmenedzsment szolgáltatásaink vagy PMO szolgáltatásaink iránt érdeklődik, küldje el elérhetőségét és hamarosan kapcsolatba lépünk Önnel!

        Ismerje meg a MINDSPIRE kapcsolódó szolgáltatásait:

         

        Projektmenedzsment
        szolgáltatások

        Projektiroda
        szolgáltatások

        Kérdése vagy megjegyzése van?

        Project management contact form

        Kérjük töltse ki az alábbi űrlapot és hamarosan megkeressük.

        Share This